Федеральное агентство по образованию

Ульяновский государственный технический университет

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Учет денежных средств

в бюджетной организации

(на примере УПФ в Ульяновском районе)

Студент Савичева Марина Константиновна _____________________

(подпись)

Руководитель Романова Ирина Борисовна ______________________

(подпись)

Рецензент Камалова Равиля Фатклисламовна _______________________

(подпись)

Допустить к защите ГАК

Зав.кафедрой

____________________

(Ф.И.О.)

« ____» ___________2006

Ульяновск 2006

Введение
Глава 1 Теоретические основы учета и контроля денежных средств
1.2 Основные формы наличных и безналичных расчетов в бюджетных организациях
1.3 Цели и задачи учета и контроля денежных средств в организации
Глава 2 Организация учета денежных средств в бюджетных организациях
2.1 Учет кассовых операций
2.2 Учет операций на расчетном счете
2.3 Учет расчета с подотчетными лицами
Глава 3 Аудит и ревизия денежных средств в бюджетных организациях
3.1 Виды и формы контроля в организациях
3.2 Планирование и осуществление ревизии и аудита
3.3 Оформление результатов ревизионной и аудиторской проверки
Заключение
Список использованных источников
Приложения

Введение

На современном этапе развития рыночной экономики, денежные средства выполняют функцию всеобщего обмена, позволяя предприятиям и организациям выплачивать заработную плату персоналу, рассчитываться с контрагентами, выполнять платежи в бюджет и выполнять прочие хозяйственные операции.

В условиях сокращения бюджетного финансирования, роль учета и контроля в обеспечении финансовыми ресурсами бюджетных организаций возрастает, обостряется проблема рационального их использования.

Главная цель дипломной работы заключается в изучении системы бухгалтерского учета бюджетной организации и контроля денежных средств. Исходя из цели, были поставлены и решены следующие задачи:

Изучен порядок документирования кассовых операций, операций на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами;

Изучена теория и методология бухгалтерского учета, ревизии и аудита денежных средств бюджетного предприятия;

Проанализированы результаты инвентаризации денежных средств и расчетов;

Предметом исследования являются организационно-экономические отношения, связанные с документальным оформлением и бухгалтерским учетом операций с денежными средствами бюджетной организации.

Объектом исследования является Управление Пенсионного Фонда (государственное учреждение) Российской Федерации. Управление расходует государственные средства, строго соблюдая целевое назначение согласно утвержденным сметам, финасово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтерский учет в Управлении обеспечен систематическим контролем за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей. Организация бухгалтерского учет денежных средств играет важную роль в общей системе бухгалтерского учета и обеспечивает законность и эффективность обращения денежных средств на предприятии.

В работе изложен анализ системы бюджетного учета в ее единстве, структура порядок составления бухгалтерской отчетности, излагаются правила применения Плана счетов бухгалтерского учета, исполнения смет расходов. Описывается аналитический и синтетический учет денежных средств и расчетов, средств целевого назначения. Охарактеризованы виды, назначение, состав бухгалтерской отчетности и принципы ее составления.

Все разделы дипломной работы содержат конкретные материалы по ведению учета, а также перечни основных бухгалтерских проводок. Приложен список нормативных документов.

Теоретической и методологической основой исследования послужили исследования труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам организации учета наличных денежных средств, нормативные акты государственных органов.

Информационная база сформирована на основе годовой отчетности, первичных документов, сводных регистров Управления Пенсионного Фонда Российской Федерации за 2005 год.

В процессе исследования применялись следующие методы: диалектический, монографический, дедуктивный, абстрактно-логический, экономико-статистический, сравнительного анализа, индуктивный, метод сопоставления однородных фактов, анализ, синтез.

Глава 1 Теоретические основы учета и контроля

денежных средств

1.1 Денежные средства как экономическая категория

Деньги - это товар, выступающий в роли всеобщего эквивалента, отражающего стоимость всех прочих товаров.

Выпуск бумажных так и кредитных денег оказался в современных условиях монополизирован государством. Центральный банк, находящийся в собственности государства, иногда пытается компенсировать нехватку денежных накоплений путем увеличения денежной массы, эмиссии избыточных знаков стоимости. Денежная масса- это совокупность наличных и безналичных покупательных и платежных средств, обеспечивающих обращение товаров и услуг в народном хозяйстве, которым располагают частные лица, институциональные собственники и государство.

ДЕНЕЖНАЯ МАССА

Безналичные денежные Наличные денежные

Средства средства

чековые кредитные бумажные разменная

вклады карточки деньги монета

электронные драгоценные

деньги металлы, слитки

Рисунок 1 – Виды денежных масс

Доля бумажных денег в денежной массе весьма низка (менее 25%), а основная часть сделок между предпринимателями и организациями, совершается в развитой рыночной экономике путем использования банковских счетов. В результате наступила эра банковских денег-чеков, кредитных карточек, «электронных денег», которые посредством компьютерных операций, можно использовать для переводов с одного счета на другой. Эти инструменты расчетов позволяют распоряжаться денежными депозитами, т.е. безналичными деньгами. Безналичные расчеты- расчеты, осуществляемые между физическими и юридическими лицами без применения наличных денег путем перевода средств через банк с расчетного счета плательщика на счет их получателя.

Таким образом, нами были рассмотрены основные экономические категории в рамках предмета исследования, дано определение сущности денежных средств. Подведем краткие итоги по результатам исследования и рассмотрим аспекты право­вого регулирования денежной системы в Российской Федерации.

Итак, нами установлено, что деньги посредством своих уникальных свойств позволяют решить множество организационно-экономических проблем на уровне страны и отдельного предприятия.

Роль денег прежде всего проявляется в результатах участия денег в установ­лении цены товара. На цену товара влияют соотношение спроса и предложения и конкуренция, что позволя­ет снижать цену товара. Однако снижение цен могут до­пустить производители, у которых уровень издержек ниже. Напротив, производи­тели, у которых уровень издержек выше, вынуждены либо добиться снижения из­держек, либо сократить или прекра­тить производство таких товаров. Механизм це­нообразования на­правлен, следовательно, на повышение эффективности производ­ства, на снижение уровня издержек.

Большое значение имеют деньги в процессе денежного оборота, когда выпол­няют функцию средства обращения или средства платежа. При оплате приобретае­мых ценностей или оказанных услуг покупатель контролирует уровень цен и каче­ство товаров и услуг, что вынуждает изготовителей снижать цены и повышать ка­че­ство своей продукции. В итоге это направлено на повышение эффективности произ­водства.

Деньги играют важную роль в хозяйственной деятельности предприятий, функционировании органов государства, в усилении заинтересованности людей в развитии и повышении эффективности производства, экономном использовании ре­сурсов. С помощью денег можно определить не только суммарную величину издер­жек на производство каждого вида продукции и совокупного их объема, но и ре­зультаты производства посредством цены отдельных видов продукции, всего ее объема, величину полученной прибыли.

На уровне отдельного предприятия денежные средства относятся к важней­шему разделу активов – высоколиквидными оборотными средствами. Они позво­ляют обеспечить взаимосвязь между предприятиями и физическими лицами как в России так и за рубежом по поводу приобретения и реализации товаров, работ и ус­луг и обеспечить получение прибыли. Денежные средства являются основным ис­точником для расчетов с контрагентами, персоналом предприятия.

Особую роль играют наличные денежные средства, которые выступают ис­точником пополнения оборотных средств через подотчетных лиц, в период ареста счетов организации по требованию фискальных органов государственной власти.

Таким образом, денежные средства рассмотрены нами как важная экономиче­ская категория. В этой связи, особый интерес для исследования представляет норма­тивное регулирование наличных денежных средств в России и за рубежом, пред­ставленное в следующей части работы.

Важным звеном финансовой системы являются внебюджетные фонды государства. Это совокупность финансовых ресурсов, находящихся в распоряжении центральных или местных органов власти, имеющих целевое назначение. Порядок их образования и использования регламентируется финансовым правом.

Внебюджетные фонды являются одним из методов перераспределения национального дохода государства в пользу определенных социальных групп населения. Государство мобилизует в фонды часть доходов населения для финансирования своих мероприятий. Средства, обобществлённые внебюджетными фондами, используются для процесса воспроизводства. Внебюджетные фонды решают две важные задачи: обеспечение дополнительными средствами приоритетных сфер экономики и расширение социальных услуг населения.

Первоначально внебюджетные фонды появились в виде специальных фондов и особых счетов задолго до возникновения бюджета. Государственная власть с расширением своей деятельности нуждалась во всё новых расходах, требовавших всё новых средств, для своего покрытия. Эти средства концентрировались в особых фондах, предназначенных для специальных целей. Такие фонды носили, как правило, временный характер. С выполнением государством намеченных мероприятий они заканчивали своё существование. В связи с этим количество фондов постоянно менялось, в целом же наблюдалась тенденция к увеличению количества и объёма фондов. С укреплением централизованного государства начинается период унификации специальных фондов. На основе объединения различных фондов был создан государственный бюджет.

Переход к рынку изменил содержание хозяйственного механизма в стране, организационные структуры отдельных его частей, в том числе модернизировал финансовую систему. Превращение экономики России из административно-командной системы в рыночную, привело на практике к децентрализации и ослаблению роли государства, проявлением чего стало реформирование государственной системы финансирования. Один за другим возникли и выделились из бюджетной системы внебюджетные фонды, часть из которых была вновь консолидирована в бюджеты в виде целевых фондов.

Ранее существовавшая хозяйственная система аккумулировала в Государственном бюджете практически все финансовые ресурсы государства. Высокая степень концентрации и централизации финансов имела свои преимущества, главные из которых заключались в возможности мобилизации значительных финансовых ресурсов для решения глобальных национальных задач в рамках отдельных территорий, сфер, отраслей или меж отраслевых комплексов. Однако, недостатком такой централизации финансовых средств было малоэффективное их использование их в масштабе всей хозяйственной системы и отдельных объектов финансирования.

На историческом переходе от одной хозяйственной системы к другой Россию поразило множество кризисных явлений, взаимообуславливающих друг друга. Экономический и финансовый кризисы обусловили резкое снижение уровня жизни подавляющего числа населения, безработицу. В сочетании с вялостью государственной власти в стране наблюдались такие явления, как невыплата в течение многих месяцев заработной платы, пенсии и других социальных пособий, что продолжается до сих пор.

В этих условиях, с одной стороны, возникает потребность в концентрации ограниченных финансовых ресурсов на государственном уровне с целью обеспечения наиболее насущных социальных общеэкономических потребностей. С другой стороны, в условиях финансового кризиса, обусловившего дефицит финансовых ресурсов, у центральной власти возникает необходимость ранжировать общественные потребности по степени важности и для удовлетворения наиболее насущных из них образовать целые денежные фонды, тем самым, оградив эти потребности от значительного недофинансирования. Эта мера аналогична выделению в бюджете защищённых статей.

Внебюджетные фонды Российской Федерации созданы в соответствии с законами РСФСР «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР» от 10 октября 1991 г., «О местном самоуправлении в РСФСР» от 6 июня 1991 г.; «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РСФСР» от 17 октября 1991 г. Законами Российской Федерации «Об основах бюджетных прав и прав по формированию и использованию внебюджетных фондов, представительных и исполнительных органов государственной власти, республик в составе РФ, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, органов местного самоуправления» от 15 апреля 1993 г., «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 12 августа 1995 г., «О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации» от 23 сентября 1997 г.

Решение об образовании государственных внебюджетных фондов принимает Федеральное Собрание РФ, а также представительные органы субъектов Федерации и местного самоуправления. Состав государственных внебюджетных фондов Бюджетный кодекс РФ трактует адресноограничительно, как фонды денежных средств, образуемых вне рамок бюджетов и предназначенных для реализации конституционных прав граждан на пенсионные обеспечение, социальное страхование, социальное обеспечение в случае безработицы, охрану здоровья и медицинскую помощь. Статьей 144 Бюджетного кодекса РФ к ним отнесены только Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, несмотря на то, что ряд других фондов образован федеральными органами власти, управляются ими и в составе своих доходов имеют бюджетные средства.

Такие внебюджетные фонды находятся в особенности государства, но являются автономными, они имеют строго целевое назначение и создаются под конкретные программы, имеющие общегосударственное, региональное или местное значение, для осуществления которых бюджетных средств недостаточно и необходимы дополнительные финансовые ресурсы, мобилизуемые как в регионе, так и за его пределами.

Государственные внебюджетные фонды создаются на базе соответствующих актов высших органов власти, в которых регламентируется их деятельность, указывая источники формирования, определяется порядок и направленность использования денежных фондов.

Внебюджетные социальные фонды, являясь составной частью финансовой системы Российской Федерации, обладают рядом особенностей:

Проекты бюджетов государственных внебюджетных фондов предоставляются одновременно с проектом соответствующих бюджетов на очередной финансовый год;

Бюджеты государственных внебюджетных фондов рассматриваются и утверждаются в форме федеральных законов одновременно с принятием федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год;

Внебюджетные фонды имеют строгую целевую направленность; их расходование может осуществляться исключительно на цели, определенные законодательством РФ, в соответствии с бюджетами фондов, утвержденными федеральными законами или законами субъектов РФ;

Доходы государственных внебюджетных фондов формируются за счет обязательных отчислений, а также добровольных взносов физических и юридических лиц;

Страховые взносы в фонды и взаимоотношения, возникающие при их уплате, имеют налоговую природу. Тарифы взносов устанавливаются государством и являются обязательными;

Денежные ресурсы находятся в государственной собственности; они не входят в состав бюджетов, а также других фондов и не подлежат изъятию на какие-либо цели, прямо не предусмотренные законом;

Расходование средств из внебюджетных фондов осуществляется по распоряжению Правительства или специально уполномоченного органа (правление фонда).

Государственные внебюджетные социальные фонды Российской Федерации аккумулируют средства для реализации важнейших гарантий государственного пенсионного обеспечения, оказания бесплатной медицинской помощи и социальной поддержки в случае потери трудоспособности, во время отпуска по беременности и родам, санаторно-курортного обслуживания и т.д.

Средства государственных внебюджетных социальных фондов находятся в государственной собственности. Основным их источником являются обязательные платежи. Обязательный характер платежей в государственные внебюджетные фонды, законодательное установление тарифов и категорий плательщиков приводят к тому, что эти платежи отождествляются с налогами.

1.2 Основные формы наличных и безналичных расчетов в бюджетных организациях

Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации в регионах создаются Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации для осуществления государственного управления финансами пенсионного обеспечения.

Отделения являются юридическими лицами, имеют в оперативном управлении федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, могут приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, несут обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Отделения ПФ РФ имеют печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы.

В своей деятельности Отделения ПФ РФ руководствуются Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР и Исполнительной дирекцией ПФРО, настоящим Положением.

Отделения ПФ Российской Федерации осуществляют свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. № 2122-1. Бюджет ПФР ежегодно утверждается федеральным законом о бюджете ПФР.

Основными документами, которые регулируют в настоящее время наличное денежное обращение в РФ, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05 января 1998 № 14-П (далее - Правила) и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 № 40 (далее - Порядок). Отметим, что Положение и Порядок обязательны для выполнения организациями, предприятиями и учреждениями на территории Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждой ор­ганизации необходимо иметь кассу. В кассах предприятий могут храниться налич­ные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учрежде­ниями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично - денежные рас­четы.

Все кассовые операции, проводимые организациями, должны оформляться первичными документами. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» предусмотрены унифицированные формы по учету кассовых операций.

Установлено, что на основании письма ЦБ РФ от 16 мая 2003 № 23 «Обобщение практики применения норматив­ных актов Банка России по вопросам валютного регулирования» в целях учета опе­раций с наличной иностранной валютой, осуществляемых через кассу организации при расчетах с командируемыми лицами, организация может отражать операции по выдаче и приему наличной иностранной валюты, полученной со счета в банке для оплаты командировочных расходов.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 25 июня 1997 № 62 «О порядке по­купки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», дан­ное письмо применяется с учетом особенностей, установленных Указанием ЦБ РФ от 20 октября 1998 № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами - рези­дентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем рынке Российской Федерации», по аналогии с порядком учета рублевых кассовых операций в кассовой книге. При этом учет кассовых операций с наличной иностран­ной валютой должен осуществляться в отдельной кассовой книге.

Таким образом, нами рассмотрено нормативное регулирование движения де­нежных средств предприятий и организаций на основе постановлений, писем и про­чих распорядительных документов Центрального Банка, Госкомстата Российской Федерации.

Установлено, что регулирование наличных денежных средств связано прежде всего с необходимостью обеспечения экономической безопасности государства, стремлением ограничить практику использования наличных средств в теневой эко­номике Российской Федерации.

На данном этапе исследования осуществлен анализ большого числа норма­тивных актов. Однако, указанные документы регулируют только общие вопросы предмета исследования. По этой причине необходимо изучить нормативные доку­менты, регулирующие порядок бухгалтерского учета и контроля денежных средств, определить цели и задачи, стоящие перед соответствующими подразделениями предприятия.

Денежные средства, поступающие на расчетные счета Управления ПФ РФ в Ульяновском районе, являются федеральной собственностью, не входят в состав бюджетов, других фондов и изъятию не подлежат.

В соответствии с действующим законодательством Отделения хранят временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банке.

Расчетный счет обязан открыть банк по месту регистрации учреждения, бюджетные средства на содержание учреждения накапливаются на этом счете.

Взаимоотношения между Отделениями и банком оформлены договором текущего счета. По этому договору банк обязуется открыть расчетный счет и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента списывать соответствующие суммы управления для зачисления их на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др. Первый расчетный счет служит для обеспечения финансирования выплаты государственных пенсий и плановых показателей по сбору страховых взносов, а второй расчетный счет служит для финансирования УПФ РФ на исполнение сметы доходов и расходов.

Поступление денежных средств из бюджета учитываются на расчетном счете в бухгалтерии Отделений и отражаются на активном субсчете 201.01 «Расчетный счет» по дебету и кредитуются счетом 304.04 «Внутренние расчеты между главным распорядителем и получателем бюджетных средств».

По кредиту этого субсчета отражаются операции, связанные с различными платежами, выдачей и перечислением денежных средств, в корреспонденции с дебетом счетов 201.04 «Касса», 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиком», 303.02 «Расчеты с Фондом социального страхования РФ», «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования РФ», « Расчеты с Пенсионным фондом РФ». Со счета денежные средства осуществляются платежными и другими расчетными документами, составленными в соответствии с требованиями настоящего Положения, в пределах имеющихся на счете денежных средств. Учет операций по движению на расчетном счете ведется в накопительной ведомости к журналу операций№2. По окончании итоги переносятся в книгу Журнал – Главная. Отделения имеют право перечислять авансы другим организациям по договорам. В договорах должен быть пункт об оплате вначале аванс 30% , а после оказанных услуг полностью оплата оставшейся части 70%. Все авансовые платежи отражаются по дебиту субсчета 302.00 кредит 201.01 .

Отделения осуществляют все расчеты с поставщиками за полученные товары и оказанные услуги, как правило, в безналичном порядке по расчетным документам через учреждения банков. Центральным Банком установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами 10 тысяч рублей.

Формы расчетов определяются в договорах сторон в соответствии с Законодательством РФ. Работники бухгалтерии должны точно и своевременно учитывать и строго контролировать все расчетные операции, принимать меры к ускорению расчетов, предупреждать нарушения расчетной дисциплины. Важно правильно и оперативно оформлять расчетные документы, своевременно сдавать их в банк для осуществления расчетов, следить за полнотой и своевременностью платежей.

Платежными документами считаются платежное поручение – это распоряжение плательщика банку списать со счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Так же платежные требования - поручения поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в банк, обслуживающий плательщика, расчетных документов стоимость поставленных по договору оказанных услуг или выполненных работ. Оно является акцептированным если плательщик не отказался от оплаты, «Акцепт», который означает согласие плательщика на оплату расчетных документов за товарно – материальные ценности и услуги. Все расчетные операции регулируются нормативными актами Банка России, определяющими порядок обмена электронными документами с использованием средств защиты информации. В Отделениях существует отдел по защите информации, в обязанность которого входит контроль за входящей информацией и ушедшей вся она проверяется Анти – Вирусом.

Отделения готовили расчетные документы на бумажных носителях - это были в основном платежные поручения, которые печатались автоматизировано шрифтом черного цвета. Подписи на расчетных документах проставлялись ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При составлении документа особо обращалось внимание на то, чтобы оттиск печати и оттиск штампа на расчетных документах всегда были четкими, все слова на печати хорошо читались. Также внимание обращалось на заполнение реквизитов, на назначение платежа, в котором обязательно указывался счет, или договор являющиеся основанием для перечисления со счета денежной суммы на счет получателя, указывалась очередность платежа согласно правилам, которые утверждены постановлением Банка, например налоги - 3 очередность, платежи за услуги - 6 очередность. Списание денежных средств с расчетных счетов проходило в течении 3-х дней. Курьеру было необходимо отнести платежные документы и только на следующий день в выписке Банка можно было бы увидеть, произошло ли списание денежных средств со счета, но это не значит, что деньги уже на счете получателя. Они еще проделывали долгий путь, чтобы попасть на счет получателя, деньги из Бака попадают на счет сбербанка и только после этого на 3-й день происходит зачисление на счет получателя. Расчетные документы принимались и принимаются банком к исполнению независимо от их суммы. Если же банком будут определены нарушения при заполнении платежных документов, согласно установленным требованиям правил ведения бухгалтерского учета и настоящее частью Положения, то они будут возвращены и оплата по ним не будет произведена. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Финансирование ПФР производит своевременно. Расчеты через картотеку внебалансового счета, Отделения ПФ РФ не производит, в этом случае платежи не задерживаются. Банк в установленный срок производит списание денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

На сегодняшний, день в Отделениях ПФ РФ фонда производятся расчеты с контрагентами используя программное обеспечение «Банк – клиент». Эта программа изначально составлена программистами Банка. Конкретные люди имеют доступ к работе с банком, согласно инструкции, предусмотрены все необходимые условия для пользования секретными ключами этой программы. Все это помогает быстро, оперативно справится с задачами финансирования пенсий и всех текущих платежей. Сокращаются сроки списания денежных средств, с расчетного счета на расчетные счета получателя, сегодня он составляет всего 1 день. Уменьшился документооборот, меньше затрат на перечисление. Отделения сами контролируют банковскую выписку, к которой прикладываются все первичные документы на оплату, рассчитывают расходы исходя из остатков на расчетном счете. Однако, курьер все равно получает выписку из Банка для подтверждения остатков. Такие же требования остались к оформлению платежных документов, несмотря на то, что отправляются в электронном виде. «Банк – клиент» новшество очень удобное, современное и экономное во всех отношениях.

1.3 Цели и задачи учета и контроля денежных средств в организации

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету, отражены в ряде нормативных актов. К примеру, часть положений федерального закона «О бух­галтерском учете», можно отнести к учету движения наличных денежных средств.

Так, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйст­венных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

В статье 9, главы II федерального закона о бухгалтерском учете особым обра­зом описаны требования к оформлению первичных учетных документов.

Для отражения в учете хозяйственных операций, связанных с движением на­личных денежных средств, в соответствии с приказом Минфина от 31.10.2000 года, № 94н открыт счет 201.00 «Касса». Счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 201.00 "Касса" могут быть открыты субсчета:

201.04 "Касса организации",

201.05 "Денежные документы" и др.

В п. 9 части II положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, указано, что организации ведут бухгалтер­ский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйствен­ной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Таким образом, нами изучена теория и методология бухгалтерского учета и контроля наличных денежных средств. Установлено, что деньги играют важней­шую роль в хозяйственной деятельности предприятия и позволяют ему вклю­чаться во всеобщий процесс обмена товарами и услугами. Государство в свою очередь стремиться жестко регулировать данную область экономических отноше­ний и для этого у него имеются объективные причины.

Бухгалтерский учет денежных средств в полной мере описан в законода­тельных актах. Имеются унифицированные формы первичной документации, ана­литические и синтетические регистры. Предусмотрен специальный балансовый счет для учета кассовых операций, описан порядок инвентаризаций. Заслуживает внимания независимое подтверждение законности хозяйственных операций на базе аудита.

Вместе с тем, для изучения того, как реализуются указанные нормы на практике, необходимо изучить опыт организации бухгалтерского учета на кон­кретном предприятии, что и будет сделано в следующей главе.

Особенности отчетности Управления представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты работы за определенный период. Составление отчетности – завершающий этап учетного процесса. Она составляется по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета. Это позволяет включить в содержание отчетности не только стоимостные, но и натуральные показатели для оценки и обобщения как количественных, так и качественных характеристик.

В международных стандартах бухгалтерского учета в едином учетном процессе выявляются четыре стадии: документирование хозяйственных операций, сведение воедино отдельных учетных данных на основе счетов синтетического и аналитического учета; формирование отчетных форм анализа деятельности организации.

В бухгалтерской отчетности отражаются нарастающим итогом имущественное и финансовое положение учреждения, результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. Учреждения и организации, а также централизованные бухгалтерии, обслуживающие учреждения не производственной сферы, состоящие на республиканском бюджете Российской Федерации, бюджетных национально – государственных и административно – территориальных образований Российской Федерации составляются годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты об исполнении смет расходов.

При составлении и представлении бухгалтерской отчетности Управление руководствуется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 48, ст. 5369), положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 и иными положениями по бухгалтерскому учету. Планом счетов бухгалтерского учета в Бюджетных организациях, инструкцией по его применению утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 9 ноября 2000 г. N 9558-ЮД указанный Приказ в государственной регистрации не нуждается).

При отражении данных в бухгалтерской отчетности следует иметь в виду, что если в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении соответствующих данных (промежуточных, итоговых и пр.) или имеет отрицательное значение, то в бухгалтерской отчетности этот показатель показывается в круглых скобках (операционные расходы, направление денежных средств, выбытие основных средств и пр.).

Отчетным годом для всех предприятий, учреждений и организаций считается период с 1 января по 31 декабря включительно. Годовые отчеты составляются по состоянию на 1 января, квартальные – на 1 июля и 1 октября, месячные – на первое число следующего за отчетным месяца. Первым отчетным годом для вновь создаваемых учреждений считается период с даты государственной регистрации, т.е. приобретения прав юридического лица, по 31 декабря включительно, а для предприятий, созданных после 1 октября,- по 31 декабря следующего года включительно.

Правила составления и представления отчетности регламентируются Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н; Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ №4/96), утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля 1996 г. №10, а также письмом Министерства финансов Российской Федерации «О порядке составления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» от 15 февраля 1993 г. №12(с изменениями от 3 августа 1993 г. , 25 июля 1994 г., 27 июня 1995 г.,26 августа 1997 г.)

Образцы форм годового, квартальных и месячных отчетов для Управления и их содержание устанавливается Министерством финансов РФ., и заполняются в точном соответствии с предусмотренными в них показателями. Годовые, квартальные и месячные отчеты могут представляться в виде автоматизированных форм.

Сметные показатели форм годового, квартального и месячного отчетов должны соответствовать утвержденным сметам расходов, сметам доходов и расходов с учетом внесенных в отчетном периоде изменений, оформленных в порядке, установленном Министерства финансов РФ.

Годовой отчет Отделения включает следующие формы:

0503130 «Баланс исполнения бюджета главного распорядителя, получателя средств бюджета»;

0503125 «Справка по внутренним расчетам »;

0503126 «Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получатели средств бюджета»;

0503121 «Отчет о финансовых результатах деятельности»

0503127 «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, получателя, получателя средств бюджета»;

0503169 «Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности»;

0503130 «Справка к балансу»по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года;

050168 «Сведения о движении нефинансовых активов»;

0503174 «Сведения о финансовом результате деятельности учреждения»;

0503176 «Сведения о недостачах и хищениях денежных средств».

Бухгалтерская отчетность Управления включает показатели деятельности не только самого себя, но и структурных подразделений.

Управление предоставляет месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность своей вышестоящей организации Областной ПФР г. Ульяновска, в установленные сроки.

Бухгалтерская отчетность, содержащая показатели, отнесенные к государственной тайне по действующему законодательству, представляется с учетом требований этого законодательства.

Главный бухгалтер представляет сводную, квартальную, годовую бухгалтерскую отчетность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, в установленные сроки. Сводная бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Ответственность лиц, подписавших сводную бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с действующим законодательством. В Управлении бухгалтерия автоматизирована и в соответствии с этим бухгалтерский учет основывается на едином взаимосвязанном, технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с Планом счетов , предусмотренным настоящей Инструкцией, и типовым проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Таким образом, данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.д.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией для регистров бухгалтерского учета.

Если будут обнаружены ошибки в бухгалтерской отчетности, необходимо внести исправления в соответствующие базы данных и получить выходные формы получить с учетом исправления ошибок. Без оформления документов, подтверждающих любые исправления, новые данные в формы не заносятся.

В пояснительной записке следует привести краткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности; текущей, инвестиционной и финансовой деятельности), основные показатели деятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты деятельности организации, а также решения по итогам рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности, т.е. соответствующую информацию, полезную для получения более полной и объективной картины о финансовом положении организации, финансовых результатах деятельности организации за отчетный период и изменениях в ее финансовом положении.

При изложении в пояснительной записке основных показателей деятельности, характеризующих качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины в случае необходимости следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей

При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации.

Бухгалтерский учет имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств.

Организация бухгалтерского учета в Государственном учреждение – Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Ульяновском районе ведется согласно основополагающими нормативными документами для ведения бухгалтерского учета это:

Бюджетный Кодекс Российской Федерации от 12.08.98 г.;

Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.96 г. 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Положение о Пенсионном фонде Российской Федерации от 27.12.91 г. 2122-1;

Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях» утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 г. № 107 н.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.98 г. 34 н.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.83 г. 105;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.95 г. 49;

Инструкция по Бухгалтерскому учету и отчетности по исполнению бюджета ПФР, утвержденная постановлением Правления ПФР от 30.01.95 18, согласования с Министерством финансов Российской Федерации;

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров банка России от 22.03.1993 40;

Положение об отделе учета поступления и расходования средств регионального отделения Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденное постановлением Правления ПФР 15.01.92 11;

Другие действующие инструктивные и методические материалы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Настоящей Инструкцией установлен единый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Инструкцией применяются следующие понятия:

Бюджетное учреждение – организация, созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально – культурных, научно – технических и иных функций некоммерческого характера, должность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов;

Главный распорядитель средств бюджета (далее – главный распорядитель) – орган государственной власти РФ, орган государственной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления или иной прямой получатель средств бюджета, определенный соответствующим законом (правовым актом) о бюджете на очередной финансовый год и имеющий право распределять ассигнования по направлениям, установленным этим законом (правовым актом), по распорядителям и получателям средств бюджета, находящимся в его ведении;

Лимит бюджетных обязательств – предельный объем прав получателя на принятие им денежных обязательств, оплачиваемых за счет средств соответствующего бюджета;

Принятие денежных обязательств за счет средств бюджета – заключение получателем договоров (соглашений, актов) на выполнение (услуг) с исполнителями работ (услуг) в пределах лимитов бюджетных обязательств;

Объем финансирования расходов – объем прав получателя на оплату принятых в установленном порядке денежных и иных обязательств за счет средств бюджета, в пределах которых органы, исполняющие бюджеты, осуществляют кассовые расходы по поручению получателя;

Кассовый расход – операция по списанию средств со счета органа казначейства или в кредитной организации в оплату принятых в установленном порядке получателем обязательств, подлежащих оплате за счет средств соответствующего бюджета;

Лицевой счет – регистр аналитического учета органа казначейства, предназначен для отражения в учете лимитов бюджетных обязательств, принятых денежных обязательств, объемов финансирования и кассовых расходов, осуществляющего бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями;

Учреждения осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996 № 48 , ст.5369; 1998, № 30, ст. 3619) и настоящей Инструкцией.

Порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях, установленный настоящей Инструкцией, предусматривает:

· план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;

· журнальную форму ведения бухгалтерского учета;

· способ применения субсчетов Плана счетов бухгалтерского учета для отражения операций по исполнению сметы доходов и расходов как бюджетных средств, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;

· формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;

· методы оценки активов и обязательств;

· корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;

· другие вопросы организации бухгалтерского учета.

Руководство Управления осуществляется начальником, который назначается на должность Правлением ПФР по согласованию с администрацией Ульяновской области.

Отдел казначейства является структурным подразделением регионального Управления Пенсионного фонда Российской Федерации и находится в непосредственном подчинении начальника ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе.

Отдел в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, Положением о Пенсионном фонде РФ, постановлениями Правления ПФР и Исполнительной дирекции ПФР, правилами, инструкциями и положениями, разработанными ПФР, приказами и распоряжениями начальника Управления, а также настоящим Положением.

В состав отдела казначейства входят следующие группы:

Финансовая группа;

Группа бухгалтерского учета по исполнению смет доходов и расходов аппарата Управления;

Группа по своду бухгалтерской отчетности по расходам на выплату пенсий и сметам доходов и расходов на содержание органов ПФР;

Группа прогнозирования кассовых поступлений.

Отдел возглавляет главный бухгалтер – начальник Отдела казначейства, который назначается и освобождается от занимаемой должности Председателем Правления ПФ РФ.

Работа отдела казначейства строится в соответствии с квартальным планом работы и Положением об отделе казначейства, утвержденным начальником Управления.

Должностные инструкции на специалистов отдела казначейства составляются главным бухгалтером в соответствии с методическими рекомендациями Методологического совета региональных отделов учета поступления и расходования средств, изложенными в письме ПФР от 20.10.1997г. № ЕВ – 03 – 11/ 7470-ИН.

Главный бухгалтер по мере поступления документов из ПФР проводит с работниками учета занятия по изучению инструктивно-нормативных документов.

С целью своевременного изучения изменений в законодательных документах работники отдела казначейства в практической работе применяют программу «Консультант Плюс», информацию из журналов « Бухгалтерский учет в бюджетных и коммерческих организациях», «Главбух» и газету «Экономика и жизнь».

Глава 2 Организация учета денежных средств в бюджетных организациях

2.1 Учет кассовых операций

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. N 3537-1 "О денежной системе Российской Федерации" (статья 15) Совет Директоров Банка России решением от 22 сентября 1993 г. N 40 утвердил "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Приказом начальника Управления ПФР в Ульяновском районе от 05 июля 2000 г. № 37 утверждено Положение об учетной политике Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Ульяновском районе. Пункт «Общее положение» устанавливает основы формирования и раскрытия учетной политики Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Ульяновском районе, Управление образовано для осуществления государственного управления финансами пенсионного обеспечения на территории Ульяновского района.

Как ранее было сказано в п. 1.1.2, Управление является самостоятельным юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации, утвержденным постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991г. 2122-1, Бюджетным Кодексом Российской Федерации от 12.08.1998 г. В своей деятельности, ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе, подчиняется Областному Пенсионному фонду Российской Федерации в г.Ульяновске. Управление обеспечивает целевой расход и аккумуляцию страховых взносов, а так же финансирование расходов на выплату государственных пенсий и пособий, на финансирование и материально – техническое обеспечение текущей деятельности Управления, на другие мероприятия, связанные с деятельностью Управления.

Бухгалтерский учет в ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе осуществляется по журнальной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией. Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными журналами по операциям за счет бюджетных средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваивают следующие постоянные номера:

Журнал операций №1 – накопительная ведомость по кассовым

операциям;

Журнал операций № 2- накопительная ведомость по движению средств;

Журнал операций № 4 - накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами кредиторами;

Журнал операций № 6 - накопительная ведомость по заработной плате;

Журнал операций № 3 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами;

Журнал операций № 7 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств.

Весь финансовый бухгалтерский учет в Управлении ведется автоматизировано, используя программу «1-С Предприятие». Это в свою очередь облегчает работу бухгалтера, своевременно ведется обработка всех первичных документов: авансовых отчетов по хозяйственным расходам, командировочным, почтовым, представительским по конкретному материально ответственному лицу или работнику Управления.

Разноска по кассе тоже производится в каждый кассовый день. При оформлении и учете кассовых операций ГУ – УПФ РФ в Ульяновском районе руководствуется порядком ведения кассовых операций, установленным Центральным Банком РФ. Все приходные и расходные ордера выписываются автоматизировано, а не в ручную как было раньше. В приходных и расходных ордерах КО – 1 (0310001) и КО –2 (0310002), указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные и расходные ордера регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных ордеров ф КО –3. (0310003) до передачи их на исполнение в кассе.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером или заместителем. Затем все журналы операций по истечению месяца вместе с документами подобранными в хронологическом порядке подшиваются. Если документов не так много, то можно подшивать и за 3 месяца сразу. На обложке делается запись соответствующего периода отчета. Все документы хранятся в течение пяти лет в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков дела в установленном порядке уничтожаются.

Государственное учреждение - Управление Пенсионного Фонда РФ в Ульяновском районе обязано хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Обслуживается Управление в ОСБ 8588 г.Ульяновска, там производит расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке или применяем форму наличных расчетов, эти правила установлены Банком в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами.

Управление имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме. Правила хранения поступления и расходования наличных денег определен «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным постановлением Совета Директоров Банка России от 04. 10.93 г. за № 18. Так как в Управлении автоматизированный бухгалтерский учет то ведение кассовых операций обеспечено соблюдением установленных правил ведения кассовой книги. Книга прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, все заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера по квартально.

Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу.

Прием наличных денег

В Управлении осуществляется прием наличных денежных средств с использованием приходный кассовых ордеров. В приходном ордере указывается фамилия, если это работник вносит в кассу наличными, и статья по которой происходит возмещение расходов. Проставляется сумма прописью и дата приема наличных денег. Сам ордер вместе с отрывной квитанцией подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, ставится гербовая печать, и подписывается кассиром. Все данные в приходном ордере должны арифметически соответствовать сумме разнесенной в кассовую книгу. Отрывную квитанцию отдают работнику Управления, а от приходного ордера из Банка по чеку прикладывают с расшифровкой к банковской выписке.

Наличные денежные средства в кассу с расчетного счета получают по чековой книжке. Она выдается по мере использования Банком клиенту. Заполняется заявление на разрешение получения чековой книжки, оно подписывается Начальником Управления и главным бухгалтером. Использованные чековые книжки хранятся в сейфе у кассира сложенные в хронологическом порядке по годам и месяцам в течение пяти лет. Средства поступившие в кассу Управления, учитываются на активном счете 201 «Касса» на субсчете 201.04 согласно Плану счетов для бухгалтерского учета в бюджетных организациях. По дебету отражаются суммы денег, поступивших в кассу Управления, по кредиту – выданная сумма денег. Ежедневно кассиром делается запись в Журнал операций №1 .

Наличные деньги, полученные предприятиями, расходуются на цели, указанные в чеке. В кассе ведется учетная книга по аналитическому учету денежных средств, в которой кассир расписывает подробно на какие цели получены денежные средства и на какие израсходованы. Это в свою очередь контролирует, чтобы не было перелимита и удобно для самого кассира так как он сам контролирует расход и сальдо на конец кассового дня. В конце квартала остатка по кассе не должно быть, это правило в Управлении исполняется. Предприятие может иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленным Банком, по согласованию с Начальником Управления. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. В кассе Управления установлен денежный лимит 4500 рублей, подтвержденный и разрешенный Банком, в котором обслуживается Управлении. Он рассчитывается таким образом: арифметически складываются все расходы за три месяца и делятся на среднее количество рабочих дней, выводится средний коэффициент, который и является показателем лимита. Все расходы контролирует КРО Министерства Финансов РФ. При необходимости указанные лимиты могут быть пересмотрены.

Чек на получение суммы наличных денежных средств заполняется шариковой ручкой синими чернилами, аккуратно, четко без ошибок. Подписывается чек Начальником и главным бухгалтером либо замами, имеющими право второй подписи. Образцы подписей утверждаются головным подразделением ПФР и только после подтверждения предоставляются в Банк, для сверки подписей на платежных документах. В чеке на обратной стороне заполняется расшифровка суммы указанной на лицевой стороне чека. Это могут быть и командировочные, хозяйственные или другие цели, премии, пособия по больничному листу, заработная плата, аванс и т.д. Затем заполняются графы с указанием документа подтверждающего личность, получающего сумму по чеку.

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета, производится бухгалтерская запись:

Д- 201.04 К- 201.01

Выдача под отчет на ГСМ

Д 105.03.1 Кт 208.22.1 Σ 212692-13

Кассир Управления обязан сдавать в банк всю денежную наличность, которая поступает от физического лица, тем более, если эти остатки сверх установленных лимитов. Он имеет право только хранить в своей кассе наличные деньги, сверх установленных лимитов для оплаты труда, выплаты пособий по больничному листу не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке .

Выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно – операционные расходы, командировочные, почтовые расходы, представительские происходит на основании приказа или заявки на денежные средства. Оплата заработной платы, отпускных происходит по ведомости, которую составляет расчетчик. Все приходные и расходные ордера регистрируются в книги регистрации ф. ЖО 2

На субсчете 302.01 учитываются расчеты с работниками учреждения, состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а так же по другим видам начисленного дохода.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и переведении сотрудников в соответствии с утвержденными штампами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, другие документы.

На основании расчетно–платежных ведомостей составляется журнал операций № 6. К журналу должны быть приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов о начислении, увольнении и т.д.).

Деньги получены с р/с на погашение всех долгов (заработная плата) наличными в кассу делается бухгалтерская запись:

Д- 302.01 «Расчеты по оплате труда»

К- 201.04 «Касса»

Выдаются денежные средства из кассы на оплату больничного листа используется корреспонденция счетов:

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые отрывные листы (копий записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Все кассовые операции отражаются в Журнале операций № 1, что позволяет контролировать все движение наличных денежных средств.

Представленный кассовый отчет проверяется бухгалтерией, и на основании его ежедневно производится запись в накопительную ведомость по кассовые операциям и другие регистры бухгалтерского учета. При записи в книгу «Журнал – главная» журнал операций №1 из общей суммы оборотов за месяц исключаются обороты по средствам, полученным в кассу со счетов, открытых в кредитных организациях.

Помимо денег в подотчет кассира могут числятся путевки в дома отдыха, трудовые книжки т.е. бланки строгой отчетности. Учет бланков и путевок ведется на счете 201.05 «Бланки строгой отчетности», «Путевки».

Счет 201.05 «Денежные документы» учитываются различные денежные документы, как-то: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. д., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в Управлении производится внезапная ревизия кассы. Срок проведения ревизии кассы определяется Начальником Управления. Практика показывает, что внезапные проверки целесообразно проводить не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная приказом Начальника Управления. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Комиссией составляется акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменное объяснение о причинах выявленных недостачи или излишка.

В кассе установлен лимит остатка денежных средств, который подтверждается Банком, в котором обслуживается Управление.

2. 2 Учет операций на расчетном счете

Организация и ведение бухгалтерского учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами осуществляется на основании Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 129 ФЗ от 21.11.96 и в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учете в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства РФ от 26 августа 2004 г. № 70-н.

В процессе исполнения сметы расходов на содержание аппарата отделения производятся расчетные операции, связанные с перечислением средств различным организациям: расчеты за одноразовые поставки товарно-материальных ценностей, за выполнение работы и оказанные услуги, оплачиваемые по счетам платежными поручениями и др.

В соответствии с Положением об организации закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд (утверждено Указом Президента РФ от 08.апреля 1997 г. № 305) основным способом закупок продукции для государственных нужд являются открытые конкурсные торги тендер. Но при всей их значимости и важности для обеспечения эффективности расходования бюджетных средств, нельзя не видеть и определенные недостатки этого способа закупок. К их числу в первую очередь можно отнести следующее: длительность процедур проведения конкурсных торгов;

Значительные затраты заказчика по планированию торгов, подготовки конкурсной документации, рассмотрению конкурсных предложений и выявлению победителя;

Существенные затраты участников на подготовку конкурсных предложений, их прямые финансовые затраты, связанные с покупкой конкурсной документации и получением необходимых гарантий, за которые коммерческие банки в России берут достаточно ощутимую плату.

Учет расчетов в Управлении ведется на счете 302.00 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги», и субсчете 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 302.02 «Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги». На субсчете 302.00 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются расчеты с поставщиками за строительные материалы, конструкции и детали, оборудование для установки и т.п., приобретаемые за счет бюджетных средств, целевых средств и безвозмездных поступлений, расчеты для капитального строительства. По расчетам с поставщиками в дебет счета 302.00 записываются суммы оплаченных счетов за строительные материалы, конструкции, детали при этом кредитуются субсчет 201.01. На стоимость ценностей, полученных от поставщиков на склад, дебетуются субсчета 105.00 или 302.00, если ценности переданы подрядчику, минуя склад, и кредитуются субсчета 302.00. По расчетам с подрядчиками в дебет субсчета 302.00 записываются суммы, перечисленные за выполненные строительно-монтажные работы, и стоимость переданных подрядчику конструкций и деталей, строительных материалов для строительных работ при этом кредитуется субсчет 201.01. На суммы выполненных подрядчиком строительно – монтажных работ производятся записи в дебет субсчета 401.00 и кредита 302.01.

Бюджет Управления на текущий год утверждается Правлением Пенсионного фонда Российской Федерации. Расходы на содержание аппарата Управления в Ульяновском районе входят в состав расходной части бюджета Управления в Ульяновском районе. Бюджетное учреждение, находящееся в введении ПФР и имеет право на получении ассигнований. Все поступившие средства из бюджета аккумулируются на счете 304.00 «Внутриведомственные расчеты по финансированию из бюджета», возникающие в процессе финансирования между главными распорядителями, распорядителями и получателями, находящимися в их ведении, а так же операции по движению финансирования получателя по его смете доходов и расходов.

В дебете субсчета 304.00 записываются:

– у главного распорядителя, распорядителя объемы распределенного финансирования;

– у получателя – суммы расходов, произведенных за год, а также суммы выявленных недостач при невозможности взыскания в установленном порядке и другие списания, принятые за счет учреждения, отзыв финансирования;

В кредит субсчета 304.00 записываются:

– у главного распорядителя, распорядителя – суммы расходов, произведенных за год учреждениями, находящимися в их ведении, на основании представленной отчетности, отзыв финансирования по учреждениям, находящимся в их ведении;

– у получателей, а также у главного распорядителя, как получателя – финансирование его расходов, суммы других операций, увеличивающих финансирование.

При составлении сводного баланса остатки по субсчету 304.00 в активе баланса главного распорядителя, распорядителя и по этим субсчетам в пассиве баланса учреждения, находящихся в их введении, взаимно исключаются.

Согласно Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.1999г. 107-н, Положения об Отделении ПФР от 08.02.1991г. 1; Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 27.07.1998 г. 34-н; Федеральному Закону РФ от 21.1.1996 г. 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»; Бюджетный Кодекс РФ от 12.08.1998 г., которыми руководствуется Отделение.

«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» подразделяется на следующие субсчета:

209.00 «Расчеты по недостачам»

303.04 «Налог на добавленную стоимость»

302.07 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

На субсчете 302.07 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, включая расчеты с поставщиками за поставленные товары и предоставленные услуги.

Аналитический учет расчетов по субсчету 302.07 ведется в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами (журнал операций №4),в которой для каждого дебитора или кредитора отражается операцией в течении месяца.

Записи в ней формируются по каждому документу в следующем порядке. В начале каждого месяца из накопительной ведомости за прошлый месяц по каждому дебитору и кредитору записываются данные счетов, по которым не получены материальные ценности или не оказанные услуги.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения производятся по каждому дебитору или кредитору.

По мере оплаты счета поставщика на основании платежного поручения производятся по каждому дебитору или кредитору. На суммы авансов, перечисленных в соответствии с договорами, производятся записи. На суммы полученных материальных ценностей и оказанных услуг производится запись в кредит счета 302.07 по той же строке, по которой значится задолженность, и в дебет соответствующих счетов граф. По окончании месяца подсчитываются итоги записываются в книгу «Журнал – главная».

По каждой позиции выводятся остатки на конец месяца. Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами может вестись на карточках.

Деньги перечислены с расчетного счета за оказанные услуги. Произведена покупка, производится бухгалтерская запись:

Товар оприходован на склад и установлен:

На получение товарно–материальных ценностей выдается работнику отделения доверенность типовой формы №М -2а.

Выдача доверенности лицам, не работающим в данном управление, не допускается. Неиспользованная доверенность должна быть возвращена в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия доверенности делается отметка в Журнале учета выданных доверенностей.

По окончанию месяца подсчитываются итоги и данные записываются в книгу «Журнал – главная» в графу «Сумма по ордеру».

Все операции с расчетным счетом отражаются в банковской выписке на следующий день после проведения операции. Расчеты с поставщиками могут производиться, как за безналичный расчет так и по наличному расчету. В Управление поступает счет на оплату, он визируется Начальником, затем платежным поручением со счета перечисляются денежные средства с указанной суммой на расчетный счет поставщика. После зачисления суммы поставщик присылает товар и документ счет – фактуру, где указано наименование товара и его количество, сумма за единицу. На основании этого платежного документа поступление товара приходуется на склад и уже по назначению отписывается со склада.

Для учета расчетов по вносам во все внебюджетные и бюджетные фонды используются субсчета:

303.02,303.06 «Расчеты с Фондом социального страхования Российской Федерации»

303.02 «Расчеты с Фондом обязательного медицинского страхования Российской Федерации»

303.02 «Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондам Российской Федерации»

Начисление суммы в Фонды относятся в дебет тех счетов, на которые отнесена начисленная оплата труда, и в кредит счетов 303.02. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 401.01 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия»

Часть сумм, начисленных в Фонд социального страхования и в Пенсионный фонд, используется организацией для работника, соответствующих пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, пособий на ребенка и детей и др. Согласно Главы 24 «Единый социальный налог» (взнос) Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая), зачисляемый в государственные внебюджетные фонды – Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования Российской Федерации. УПФ РФ в Ульяновском районе производит отчисление во внебюджетные фонды ЕСН -26,2% (ПФР – 20,0%, ФСС РФ – 2,9 %, ФОМС – 1,1 %, ФОМС Терр. фонд 2,0 % с з/ п) Налог с физических лиц – 13%, Несчастный случай – 0,2%. (рисунок 2)

Рисунок 2 –Структура налоговых платежей по ЕСН

Оплата производится по безналичному расчету используя р/с финансирования расходов по смете на содержание аппарата платежными документами.

Начисление работникам организации указанных пособий оформляют следующей записью:

Дебет субсчетов 302.13;

Кредит счета 302.01 «Расчеты с работниками и служащими».

Остальную часть сумм отчислений по социальному страхованию перечисляют в Фонд социального страхования, отчислений в Пенсионный фонд – в указанный фонд, а отчисления в фонды медицинского страхования – в соответствующие фонды.

Перечисления оформляют следующей записью:

Дебет субсчета 303.02;

Кредит счета учет денежных средств 302.01.

2. 3 Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно «Порядку распределения расходов по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации» расходы бюджетов и расходы за счет внебюджетных источников классифицируются как текущие и капитальные расходы, а так же расходы, связанные с предоставлением (погашением) бюджетных кредитов (бюджетных ссуд).

Суммы, выданные в подотчет относятся расходы на: приобретение горюче- смазочных материалов (бензина, масел и т. д.).

Также относятся расходы на приобретение: мебели, инвентаря, жалюзи, столово – кухонной посуды, инструментов, и т.д., оборудования и приборов, включая расходы по их установке и наладке; средств индивидуальной защиты органов дыхания и кожи, огнетушителей; расходы на приобретение запасных частей ко всем видам транспорта, оборудования, механизмов, приборов, устройств, аппаратов, средств связи, вычислительной и организационной техники. Канцелярские товары, письменные принадлежности, бумага для факсов, ксероксов, принтеров, бумага на печатные работы, бланков учетной политики и отчетной документации: книг, карточек, формуляров, специальных папок, коробок для хранения архивного материала, дискет, картриджей, тонера, медикаментов, прочих расходных материалов. Средства бытовой химии, предметов и средств личной гигиены. Расходы на оплату: изготовления печатей; брошюровки и переплета документов.

А также подотчетные суммы относятся расходы на служебные командировки, при перемещении работников (оплата проезда, суточных, квартирных, подъемных), командировочные выплаты работникам, подъемные пособия и суточные при перемещении по службе.

Расходы на служебные командировки включают в себя:

Расходы по оплате командировок внутри страны и за границу в соответствии с законодательством РФ (расходы жилого помещения, оплата проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплата услуг по предварительной продаже проездных документов (комиссионный сбор), суточные, возмещение расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорт)

На сессии, съезды, совещания, конференции, на проезд с научной целью; на производственные командировки сотрудников научно-исследовательских учреждений, связанные с испытанием машин, приборов, расходы по оформлению заграничных паспортов и других виз документов при следовании в загранкомандировки.

«Оплата услуг связи» На данную статью расходов относятся расходы учреждений и организаций, финансируемых по смете доходов и расходов, по оплате:

за предоставление в пользование телефонных и телеграфных каналов связи, каналов передачи данных информации); аренды технических средств телефонной, документальной связи(телеграфной, передачи данных и телепатических служб),соединительных, специальных и прямых линий связи; сотовой, ИНТЕРНЕТ, а так же абонентская плата за пользование; междугородняя связь, предоставление доступа к телефонной сети (установка служебных телефонов) и установка других средств связи; местное соединение; телефаксов, телеграмм; пересылку почтовых отправлений, фельдъегерской и специальной связи, почтовых переводов денежных средств; почтовые ящики; радиограммы; радиоточки.

«Представительские расходы», это расходы входящие в состав «Прочие текущие расходы». На данную подстатью относятся расходы по оплате договоров на вневедомственную охрану; организация проведения мероприятий в рамках Государственной программы; ликвидация стихийных бедствий; оплата рекламы; страхование жизни и имущества; расходы на организацию временных выставок по искусству; оплата за обучение на курсах по повышению квалификации.

При расчете с подотчетными лицами Отделение пользуется указаниями по отдельным вопросам бухгалтерского учета, предусмотренные планом работы от 1998 г., где говорится о том, что расчеты с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 26.08.04 г. № 70н.

Работникам Управления могут выдать из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, горюче-смазочные расходы, представительские, почтовые расходы. Управление выдает наличные деньги под отчет в размерах и сроки, определяемые Начальником по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденным указанным выше Письмом Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска.

Активный счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть произведены путем наличных расчетов.

Приказом определяется состав материально ответственных лиц и только этим, работающим в Управлении лицам, выдаются денежные средства под отчет на почтовые расходы, хозяйственные, представительские, ГСМ.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению Начальника Управления на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса (на командировочные, хозяйственно – операционные, представительские нужды). На заявлении, о выдаче сумм под отчет, проставляется код бюджетной классификации, на который должен быть отнесен расход, На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Сумма аванса, выдаваемая под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. О результатах проверке авансового отчета делается запись с указанием суммы, подлежащей утверждению. Авансовый отчет утверждает Начальник Управления. Обязательно погасить штампом «Погашено».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22 10.1993 № 40 , обязан не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию Отделения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

Если подотчетное лицо не предоставляет в бухгалтерию учреждения в установленный срок авансовый отчет или не возвращает неизрасходованные деньги, то Управляющий имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лица, получившего деньги под отчет.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 27 мая 1996 г. №48 с 1 июня 1996 г. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации:

Оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующим документам, но не более 800 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов – в размере 12 руб. в сутки;

Оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных организаций на пользование соответствующим транспортом).

Начальник Управления разрешает, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных ном. Следует при этом иметь ввиду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 208.00 и кредитуется субсчет 201.04.

На израсходованные суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм производятся записи в кредит субсчета 208.00 и дебет соответствующих субсчетов счетов 105.00,106.00,401.00.

Кредитовые остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в пассиве баланса по статье «Расчеты с прочими кредиторами».

Работнику Управления по заявке выданы в под отчет денежные средства на командировочные расходы используется корреспонденция счетов:

Д- 208.00

К -201.04

Остатки денежных средств по командировочным расходам возвращаются в кассу, а затем восстанавливаются на расчетный счет Управления, производится бухгалтерская запись:

Д - 201.04

К – 208.00

Д-201.04

К – 208.00

Эти операции отражаются в Журнале операций № 3 «Расчет с подотчетными лицами». Остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в книге «Журнал – главная» в балансе исполнения сметы расходов развернуто: дебетовые – в активе под наименованием «Расчеты с прочими дебиторами», а кредиторы – в пассиве под наименованием «Расчеты с прочими кредиторами». Расчеты с дебиторами к концу года должны быть закончены. Суммы дебиторской задолженности должны быть полностью взысканы, кредиторская задолженность должна быть погашена.

Денежные средства наличными по ведомости выданы под отчет водителям на горюче смазочные материалы, водители получили денежные средства каждый по заявленной сумме, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

Субсчет 208.14 – горюче смазочные материалы, денежные средства получены из кассы под отчет 201.04 (Касса), по составленной ведомости производится выплата каждому материально ответственному лицу (водителю) на определенный срок, бухгалтеру в конце рабочей недели представляются путевые листы, авансовые отчеты. Водители не имеют право получать денежные средства вновь, если не отчитались по полученным ранее денежным средствам.

На хозяйственные нужды материально ответственное лицо получает денежные средства из кассы после заполнения заявки. Эту заявку визирует Начальник Управления, бухгалтер пишет остаток (если имеется не отчитанных денег) и только после этого кассир заказывает деньги в банк. Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В акте (справке) излагается и цена, и количество товара. В акте необходимо также указать паспортные данные продавца, государственный номерной знак автомобиля и другие данные, которые бы позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявления документа. Акт утверждается руководителем учреждения.

Денежные средства выданы в подотчет на хозяйственные нужды, материально ответственное лицо получил на хозяйственные нужды наличными из кассы денежные средства:

Д 208.00

К 201.04

Если денежные средства освоены не полностью, то подотчетное лицо при составлении авансового отчета арифметически показывает остаток и вносит его в кассу, отчитался с остатком денежных средств, в этом случае производится бухгалтерская запись:

Д 201.04

К 208.00

В кассу (201.04) возвращены не полностью истраченные денежные средства с подотчетного лица (208.00)

Затем кассир по Инструкции обязан возвратить неиспользованные денежные средства в Банк заполняя «Объявление», кассир сдает деньги из кассы в банк, в этом случае делается бухгалтерская запись:

Д 201.01

К 201.04

На расчетный счет(201.04) восстановлены денежные расходы из кассы (201.04).

Денежные средства выданы из кассы под отчет на почтовые расходы, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

На суммы фактических расходов, произведенных подотчетными лицами согласно утвержденным авансовым отчетам, составляется проводка:

Дебет 401.00 «Расходы по бюджету на содержание учреждении и другие мероприятия» или соответствующего счета 208.00

Кредит счета 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса и суммам произведенным расходов, а также неиспользованным авансам в журнале операций №3 – накопительных ведомостях по расчетам с подотчетными лицами. Как уже выше было сказано в нашем Управлении обработка ведется автоматически и это помогает оперативно обрабатывать оборотные ведомости по каждому подотчетному лицу. Сотруднику Управления присваивается постоянный код – очередной порядковый номер по Управлению. Затем после внесения данных с авансового отчета по итогам формируется журнал операций №3 и происходит сверка фактических и кассовых расходов.

Глава 3 Аудит и ревизия денежных средств в бюджетных организациях

3.1 Виды и формы контроля в организациях

В условиях рыночной экономики функция контроля становится ведущей в государственном управлении. Получив широкую хозяйственную самостоятельность, решая вопрос об источниках привлечения финансовых ресурсов и распределении получаемого дохода, хозяйствующие субъекты несут ответственность за законность своей деятельности и достоверное отражение своих финансовых результатов в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Государство и его контрольные органы, осуществляя контроль за деятельностью хозяйствующих субъектов, обеспечивают защиту своих граждан от незаконных действий предпринимателей, менеджеров; государство гарантирует сохранность собственности граждан и исполнение обязательств, которые принимают собственники в отношении наемных работников, и хозяйствующие субъекты а отношении государства и друг друга .

Контроль может носить правовой, административный характер; большое значение имеет технический, экономический и общехозяйственный контроль. Особое место в системе контрольных функций занимает финансовый контроль.

Чтобы понять сущность финансового контроля, необходимо выделить характерные признаки составляющих его элементов, которые позволяли бы установить его индивидуальность и определить роль и место среди иных близких понятий.

Термин «контроль» в научной и практической деятельности употребляется достаточно часто. Многие исследователи проблем социального управления и права обращаются к вопросам организации и проведения контроля, в той или иной мере освещая цели, задачи, функции, механизм контроля, сферы компетенции контрольных органов.

Контроль определяют по-разному: как средство, фактор, форму, элемент, функцию, вид деятельности, систему, обратную связь, условие, регулятор, гарант, явление, институт, метод, правомочие, атрибут и т. д.

Специалисты по теории управления, выделяя три стадии управленческой деятельности (проектирование и определение цели; организация выполнения принятого решения; контроль исполнения), трактуют контроль как особую стадию цикла управления. Е. А. Кочерин отмечает, что взгляд на контроль как на завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий сопоставить достигнутые результаты с запланированными, является прочно установившейся точкой зрения в научной литературе .

Некоторые ученые характеризуют контроль как самостоятельный процесс. Так, Н. П. Ефимова считает, что в широком смысле контроль- это процесс, обеспечивающий функционирование объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, направленными на успешное достижение поставленных целей. Н. Д. Погосян определяет контроль как совокупность регулярных и непрерывных процессов, посредством которых их участники в легитимной форме обеспечивают эффективное функционирование государственного сектора, а также деятельность иных хозяйствующих субъектов независимо от форм собственности.

Финансовой контроль – это проверка специально уполномоченными органами соблюдения участниками финансовых, денежных, кредитных, валютных операций требований законодательства норм и правил, установленных государством и собственниками. Соответственно государственный финансовой контроль – это финансовый контроль, осуществляемый государственными органами или от имени государства в целях обеспечения единой государственной финансовой политики и финансовых интересов государства и его граждан. Общие принципы финансового контроля: законность, независимость, гласность.

Основным функциональным назначением финансового контроля, осуществляемого в интересах общества, является контроль за исполнением бюджета, поскольку последний представляет собой форму образования и расходования общественных средств для обеспечения деятельности органов власти по проведению в стране единой финансовой, кредитной и денежной политики, защите финансовых интересов Российской Федерации.

Бюджетная система Российской Федерации состоит из бюджетов разных форм собственности. Так, федеральный бюджет и бюджеты субъектов Российской Федерации представляют собой государственную собственность.

В связи с разделением бюджетов по формам собственности финансовый контроль за их исполнением подразделяется на государственный контроль, осуществляемый как в масштабе Российской Федерации, так и в каждом субъекте Российской Федерации, и муниципальный финансовый контроль, проводимый на уровне местного самоуправления .

В Российской Федерации сущность государственного и муниципального контроля законодательно не определена. Содержание и вопросы организации государственного финансового контроля в Российской Федерации раскрыты в Указе Президента РФ от 25 июля 1996 г. № 1095 «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации». Согласно этому документу в Российской Федерации государственный контроль включает в себя контроль, за исполнением федерального бюджета и бюджетных внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего и внешнего долга, государственных резервов, предоставлением финансовых и налоговых льгот и преимущества. Все это представляет собой перечень основных задач государственного финансового контроля, что, безусловно, недостаточно для раскрытия его сущности.

Таким образом, государственный контроль – это контроль который реализует права государства законными путями защиты своих финансовых интересов и финансовых интересов своих граждан через систему законодательных, организационных, административных и правоохранительных мер.

Государственный контроль в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации разграничением функций и полномочий возлагается на Счетную палату Российской Федерации, Центральный банк РФ, Главное контрольное управление Президента РФ, Министерство финансов РФ и его структурные подразделения(Главное управление федерального казначейства, Департамент государственного финансового контроля и аудита и их территориальные органы), Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, Государственный таможенный комитет РФ, Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю.

В 2000 г. Министерство финансов Российской Федерации утвердило Инструкцию о проведении ревизии и проверки контрольно- ревизионными органами Министерства Федерации, в которой уточнены понятия, цель и задачи ревизионных проверок, порядок проведения ревизией, их оформления и реализации результатов ревизий.

Государственный и муниципальный финансовый контроль подразделяется на внутренний и внешний.

Внешний финансовый контроль осуществляют специальные органы, созданные и действующие независимо от исполнительной власти.

Внутренний финансовый контроль осуществляют органы исполнительной власти, создаваемые самой исполнительной властью. К нему можно отнести и ведомственный контроль, проводимый контрольно- ревизионными отделами министерств и ведомств в подведомственных организациях и учреждениях с целью проверки расходования бюджетных средств, выделенных по подведомственному признаку бюджетной классификации, а также использования различных видов финансовой помощи из бюджета.

Понятия проверки и ревизии приведены в Инструкции «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно – ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказам Минфина России от 14 апреля 2000 г. № 42н.

Согласно этому документу проверка заключается в единичном контрольном действии или исследовании состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации. Под проверкой может пониматься и мероприятие, заключающееся в сборе и оценке информации, касающейся предметов контроля.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Анализ предполагает изучение хозяйственных процессов объектов контроля во взаимосвязи, взаимозависимости и взаимообусловленности, социально-экономической эффективности и конечных финансовых результатов деятельности этих объектов, складывающихся под воздействием объективных и субъективных фактов, получающих отражение через систему экономической информации.

Независимый финансовый контроль осуществляется независимыми аудиторами и аудиторскими фирмами.

Он обеспечивает наличие достоверной информации, тем самым позволяет повысить эффективность функционирования рынка капитала и дает возможность оценить и прогнозировать последствия различных экономических решений, это закреплено в Федеральном законе 07 августа 2001 г. №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Целью аудиторской проверки является выражение мнения аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству российской Федерации.

Общность задач, методов контроля, источников информации и как следствие – способов и приемов контроля свидетельствует о преемственности методических подходов к его организации.

ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ

Рисунок 3 – Классификация финансового контроля

3.2 Планирование и осуществление ревизии и аудита

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности операции.

При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии – проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно – экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящими органом.

Задачи ревизии:

· проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

· выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

· проверка исполнительской дирекции и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

· исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

Правили проведения ревизии:

1.Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашения этапов ее подготовки и начала. Как например проверка кассы в нашем Отделении.

2. Активность. Ревизор должен проявлять инициативу в поиске приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завести и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.д.) Однако не нужно проявлять опрометчивость и делать поспешные выводы (сообщать непроверенные данные следствию, непродуманно отстранять от работы должностных лиц и пр.).

3. Непрерывность. Ревизоры не могут уйти из проверяемой организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизий заданий.

4.Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких – либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации. Объявляют контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственно заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

В Управлении проводятся внезапные ревизии кассы. Проводят ее лица назначенные и утвержденные приказом. Она обычно проходит в течении каждого месяца. После ревизии составляется акт, в котором отмечаются все излишки или недостача ели таковая обнаружена. Подписывается акт ревизии всеми членами ревизии и самим кассиром.

Также ревизия может быть из Банка. Уполномоченный, кредитного отдела ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска, в котором Управление обслуживается, проводит плановую ревизию, полученных и потраченных денежных средств Управлением. Уполномоченный при ревизии пользуется журналом операций №1, а также проверяется кассовая дисциплина в течении прошедших трех месяцев.

Участники ревизионной группы (контролер - ревизор), исходя из программы ревизии определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств.

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.

Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором), вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру - ревизору) письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.

Руководитель ревизионной группы (контролер - ревизор) в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно - ревизионного органа или лицом, им уполномоченным, направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.

При отсутствии возможности формирования аргументированного заключения руководитель контрольно - ревизионного органа или его заместитель направляет запрос для разъяснений в соответствующие подразделения Министерства финансов Российской Федерации или организации, в компетенцию которых входят данные вопросы.

Письменные заключения вручаются руководителем ревизионной группы (контролером - ревизором) в установленном настоящей Инструкцией порядке для вручения акта ревизии.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизионной группы (контролер - ревизор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно - ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

наименование темы ревизии;

· дату и место составления акта ревизии;

· кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

· проверяемый период и сроки проведения ревизии;

· полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

· ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

· сведения об учредителях;

· основные цели и виды деятельности организации;

· имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

· перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

· кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

· кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии, ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально - этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).

Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно - ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: "Материалы ревизии приняты", указывается дата и им подписывается.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно - ревизионного органа должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Руководитель контрольно - ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.

По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно - ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.

Кроме того, руководителем контрольно - ревизионного органа материалы ревизии по вопросам целевого использования средств федерального бюджета передаются в установленном порядке в органы федерального казначейства для организации работы по реализации этих материалов.

Результаты ревизии, проведенной в соответствии с Планом основных вопросов экономической и контрольной работы Министерства финансов Российской Федерации, решениями коллегии и приказами Министерства финансов Российской Федерации, поручениями руководства Министерства финансов Российской Федерации, обобщаются Департаментом государственного финансового контроля и аудита и письменно докладываются руководству Министерства финансов Российской Федерации вместе с предложениями по принятию мер, входящих в компетенцию Министерства финансов Российской Федерации, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение выявленного ущерба.

Результаты ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов либо по обращениям органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления в соответствии с пунктом 7 настоящей Инструкции, докладываются этим органам руководителем контрольно - ревизионного органа вместе с предложениями по принятию мер, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение ущерба. При необходимости этим органам направляются также и материалы ревизии.

Материалы ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. При этом в делах контрольно - ревизионного органа должны быть оставлены копии: акта ревизии, объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях, документов, подтверждающих эти нарушения.

В правоохранительные органы могут быть направлены также и материалы ревизий, проведенных без предварительно вынесенных ими мотивированных постановлений, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, являющиеся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации основанием для реализации материалов ревизии в установленном порядке.

Результаты ревизии руководителем контрольно - ревизионного органа в необходимых случаях сообщаются вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.

Контрольно - ревизионный орган обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.

Контрольно - ревизионный орган систематически изучает и обобщает материалы ревизий и на основе этого в необходимых случаях вносит предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в Российской Федерации законодательных и других нормативных правовых актов.

В случае возникновения ситуаций, не регламентированных данной Инструкцией, работники контрольно - ревизионного органа обязаны руководствоваться законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

Органы внутреннего (ведомственного) контроля Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляют последующий финансовый контроль за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений, содержащихся за счет бюджета ПФР, путем проведения ревизий и проверок.

Аппарат Ревизионной комиссии ПФР проводит:

Ревизии финансово-хозяйственной деятельности Исполнительной дирекции ПФР, региональных органов ПФР и подведомственных ПФР учреждений с установленной периодичностью, а также вне плана по поручению Правления ПФР и в инициативном порядке;

Проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности Исполнительной дирекции ПФР, региональных органов ПФР и подведомственных ПФР учреждений по поручению Правления ПФР и в инициативном порядке. Контрольно-ревизионные отделы Отделений ПФР проводят:

В регионах с Единой пенсионной службой ревизии финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Отделению учреждений и подразделений доставки пенсий и пособий пенсионерам с установленной периодичностью, а также вне плана по поручениям управляющего Отделением, РК ПФР и в инициативном порядке;

В регионах с Единой пенсионной службой проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности подведомственных Отделению учреждений и подразделений доставки пенсий и пособий пенсионерам по поручениям управляющего Отделением, РК ПФР и в инициативном порядке;

Проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности Отделений ПФР по поручениям управляющего Отделением и РК ПФР.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности совершенных ревизуемым учреждением в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций, правильности их отражения в бухгалтерском учете, а также законности и правильности действий должностных лиц при их осуществлении.

Проверка представляет собой контрольные действия за состоянием дел на определенном участке деятельности проверяемого учреждения.

Цель ревизии - проконтролировать соблюдение законодательства и финансовых интересов Пенсионного фонда Российской Федерации при расходовании средств ПФР на содержание учреждения, обоснованность и целесообразность расходов, наличие и движение имущества и обязательств, использование материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Основными задачами ревизии являются - проверка обоснованности расчетов сметных назначений, исполнения смет и основных плановых показателей, использования средств по целевому назначению, обеспечения экономного расходования и сохранности денежных средств и материальных ценностей, соблюдения финансовой дисциплины и правильности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

3.3 Оформление результатов ревизионной и аудиторской проверки

При ревизии кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40 и рекомендациями постоянно действующего Методологического совета региональных отделов учета и расходования средств при Исполнительной дирекции ПФР.

В первый день начала ревизии проводится инвентаризация остатков денежных средств, а также инвентаризация денежных документов, находящихся в кассе. При проведении инвентаризации следует руководствоваться «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49.

При инвентаризации кассы необходимо проверить:

Имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с кассиром и раздатчиками (если таковые имеются) договора о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы;

Созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк (охрана, автотранспорт и т.п.);

Полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос в банк);

Полноту оприходования других поступлений. Сверка производиться по данным бухгалтерского учета.

Правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

Имеются ли подписи в получении денег, выборочно (в случае необходимости сплошным порядком) проверить соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовые соглашения и т.п.). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированных сумм,

Правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остатков денег на конец дня;

Погашены ли приходные кассовые документы штампом «Получено», а расходные - штампом «Оплачено» с указанием даты;

Правильность подсчета итогов в платежных ведомостях;

Правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

С целью выявления «подставных лиц» выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказы о зачислении на работу, трудовые соглашения, лицевые счета по расчету заработной платы, табеля отработанного времени, наряды и т.п.);

Правильность выдачи денег по доверенностям;

Соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. Лимит хранения наличных денег в кассе устанавливает учреждение банка, в котором обслуживается предприятие.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Указом Президента России №1006 от 23.05.94 установлена ответственность за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями, организациями -сверх установленных предельных сумм. Предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами установлены: с 30.06.93 -500 тыс. руб.; с 25.11.94 - 2 млн. руб.; с 29.09.97 - 3 млн. руб.; с 7.10.98 - 10 тыс. рублей. Упомянутым выше Указом Президента России установлена ответственность предприятий и их руководителей за несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

За расчеты наличными денежными средствами-с другими предприятиями, учреждениями и организациями -сверх установленных предельных сумм -штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;

За неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере выявленной неоприходованной денежной наличности;

За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности;

На руководителя предприятия, допустившего указанные нарушения, налагается административный штраф в 50-кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда.

В ходе ревизии банковских операций по платежным поручениям проверяется целесообразность и законность произведенных расходов, факты непроизводительных затрат и потерь.

Также выявляются факты проведения взаимозачетов с плательщиками страховых взносов. Налоговый кодекс Российской Федерации установил исключительно денежный характер исполнения обязательств по уплате налогов, сборов и других обязательных платежей, в связи с чем, проведение взаимозачетов является нарушением налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на следующее:

Соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

Имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка. В случае если выявлены документы без штампа банка, необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменных запрос) с целью выявления правильности произведенной операции;

Правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

Обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная зарплата, алименты и т.п.), а также достоверность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;

Полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке. Если в выписке банка будут установлены неоговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

Необходимо проанализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности на отчетные даты с установлением сроков и причин возникновения задолженностей. Установить, своевременно ли проводятся сверки взаимных расчетов с организациями и учреждениями. Следует иметь ввиду, что согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации общий срок исковой давности равен 3 года . Срок исковой давности прерывается, в случае если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Таким образом, если должник в течение 3 лет не подтвердил и не погасил свою задолженность, учреждение теряет возможность истребовать погашение должником своих обязательств в судебном порядке.

В ходе проверки нужно обратить внимание, не было ли случаев зачета кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в погашение дебиторской задолженности других организаций, а также перечисления такой задолженности на счета физических лиц. Своевременно ли перечисляются в доход бюджета ПФР суммы просроченной невостребованной кредиторской задолженности, обоснованно ли списание дебиторской задолженности с баланса учреждения.

При проверке особое внимание обратить на правильность списания сумм задолженности безнадежной к взысканию вследствие неплатежеспособности должников. Безнадежная к взысканию задолженность подлежит отражению и учету на забалансовом счете для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

По субсчету 209.01 «Расчеты по недостачам» необходимо проверить каждую сумму. К справке по результатам проверки следует приложить расшифровку по субсчету 209.01. Установить, какие меры принимаются к погашению недостачи. Все ли материалы переданы в следственные органы для предъявления гражданского иска и какая имеется переписка по этому вопросу в бухгалтерии.

Правила выдачи средств в подотчет и расчетов с подотчетными лицами регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40, Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете от 26 августа 2004 года № 70н.

В ходе ревизии необходимо проверить соблюдение порядка выдачи авансов, правильность оформления авансовых отчетов, обоснованность произведенных расходов первичными документами, своевременность погашения остатков подотчетных сумм, целевое использование выданных авансов.

Порядок возмещения расходов на командировки установлен инструкцией Минфина СССР от 7 апреля 1988 года № 62. Нормы расходов на возмещение командировочных расходов периодически пересматриваются Минфином России. Постановлением Правления ПФР от 29 декабря 1995 года № 190 «о нормах расходов на служебные командировки» предусмотрено в исключительных случаях, с разрешения руководства ПФР возмещать командировочные расходы сверх установленных норм. Постановлением Правления ПФР от 8 июня 1999 года №72 Исполнительному директору ПФР и управляющим региональными отделениями ПФР в пределах сумм, предусмотренных на командировочные расходы по смете, разрешено применять нормы возмещения командировочных расходов, устанавливаемые местными органами государственной власти.

Оплата за проживание в гостиницах производится при наличии счетов, а при их отсутствии оплата производится по установленным для этого Минфином России нормам.

Командировки работников учреждений в г. Москву могут производиться только по разрешению руководства ПФР. Авансовые отчеты должны представляться не позднее трех суток после возвращения из командировки, в те же сроки возвращаются неизрасходованные суммы.

В ходе ревизии проверяется сохранность товарно-материальных ценностей и основных средств, правильность оформления документов по приходу и расходу, обоснованность их списания, своевременность и правильность проведения инвентаризаций основных средств и товарно-материальных ценностей. Поводится выборочная инвентаризация основных средств и материальных ценностей, результаты которой оформляются актом.

Следует проверить соответствует ли приобретенное оборудование предусмотренному в заявках. Выполняются ли при закупке товарно-материальных ценностей требования Указа Президента Российской Федерации от 8 апреля 1997 года № 305 «О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд». Проанализировать объем освоения средств, выделенных на эти цели. Своевременно и полностью ли товарно-материальные ценности приходуются. При досрочном списании материальных ценностей установить его причины.

Необходимо также проверить правильность отнесения ценностей к основным средствам, правильность оценки основных средств и материальных ценностей в учете, правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных -средств и списанию

материальных ценностей, правильность начисления и отражения в учете износа основных средств, правильность отражения данных о наличии и движении основных средств и материальных ценностей в бухгалтерском учете и отчетности.

Проанализировать состояние аналитического учета материальных ценностей, правильность составления накопительных ведомостей ф. 438, 396. Проверить соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета.

Кроме того, в ходе ревизии необходимо проверить все ли материальные ценности находятся на ответственном хранении лиц, назначенных приказом руководителя Управления; наличие договоров о материальной ответственности. Правильно ли ведется учет материальных ценностей (материально-ответственными лицами и в бухгалтерии) и оформляются документы по приемке и выдаче этих ценностей со склада; проверить правильность ведения книги складского учета материалов ф. М-17.

Акт ревизии состоит из текста акта и приложений к нему, на которые имеются ссылки в тексте акта (документы, копии документов, объяснения должностных и материально-ответственных лиц и т.п.)

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемой организации документами, результатами процедур фактического контроля, других ревизионных действий, объяснений должностных и материально-ответственных лиц.

Констатация фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии должна содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, когда, при каких обстоятельствах, в чем выразилось нарушение, размер документально подтвержденного ущерба.

Не допускается включение в акт ревизии выводов ревизующих и других лиц, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок.

В акте ревизии ревизующие не должны давать правовую и морально-этическую оценку действий должностных и материально-ответственных лиц ревизуемой и других организаций, квалифицировать их поступки, намерения и цели, применять понятия и фразы, имеющие заведомо оценочный или обвинительный смысл.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной и возможной лаконичности изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы утвержденной программы или указания объективных причин невозможности формулировки однозначных ответов на поставленные в программе вопросы.

В акте указывается, за какой период проведена ревизия и какие документы подвергнуты сплошной и выборочной проверке.

Акт подписывается ревизующими, а также руководителем учреждения и главным бухгалтером. В случае несогласия проверяемых с фактами, изложенными в акте ревизии, лица, подписавшие акт, наряду с его подписанием делают оговорку перед своей подписью и представляют письменные объяснения и документы.

В случаях, когда ревизия проводилась по поручению Ревизионной комиссии ПФР, один экземпляр акта представляется в Ревизионную комиссию ПФР.

Заключение

В рамках дипломной работы исследована организация бухгалтерского учета, контроля и аудита наличных денежных средств в государственном учреждении - Управлении Пенсионного Фонда Российской Федерации по Ульяновской области. По результатам исследования правомерно сделать следующие выводы:

теория и методология бухгалтерского учета денежных средств представлена большим числом научных и практических работ отечественных и зарубежных ученых, описывающих последовательность операций бухгалтера по учету денежных средств, их оформления;

нормативное регулирование бухгалтерского учета, контроля и аудита денежных средств регламентируется законом «О бухгалтерском учете», приказом Минфина РФ «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», нормативными документами Центрального Банка Российской Федерации, аудиторскими стандартами, прочими документами;

в Управлении созданы необходимые условия для правильной организации бухгалтерского учета, обеспечено неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками подразделениями и службами, работниками Управления требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи бухгалтерию необходимых документов;

главным бухгалтером Управления обеспечивается контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, подписываются документы, служащие основанием для выдачи денежных средств;

учетные работы в Управлении автоматизированы, что сокращает и уменьшает время работы бухгалтеров организации. Автоматизированная система бухгалтерского учета охватывает все регистры бухгалтерии, мобилизует всю обработанную первичную документацию и при этой скорости обработки можно без серьезных ошибок получить положительный результат, даже делая некоторые корректировки;

бухгалтерская служба Управления выполняет все поставленные перед собой задачи. Учет организован в соответствии с действующими нормативными актами. Для бухгалтерского учета Управления использует передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники. Осуществляется контроль за своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций. Контролирует правильность, рациональность и бережность расходования средств целевым назначениям по утвержденным сметам расходов по бюджету;

в управлении осуществляется строгий контроль за рациональным и экономичным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, ведется борьба с бесхозяйственностью и расточительством, принимаются меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявляются и мобилизируются внутрихозяйственные резервы. Ведется учет расходов и доходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам. Также ведется формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности Управления. Своевременно организуется начисление заработной платы;

в отделе казначейства Управления ведется строгий учет и расчет с дебиторами и кредиторами. Отдел участвует в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременно и правильно отражает в учете результаты инвентаризаций. Также периодически ведется инструктивная работа с материально ответственными лицами по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно- материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении. В установленные сроки Управление составляет финансовую отчетность и предоставляет ее соответствующим органам, обеспечив достоверность отчетов и балансов.

Список использованных источников

1. Бюджетный Кодекс Российской Федерации.

2.Гражданский Кодекс Российской Федерации.

3.Налоговый Кодекс Российской Федерации.

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129 –ФЗ.

5. Федеральный закон «О Центральном Банке Российской Федерации (Банке России)» в редакции ФЗ от 28.04.1997 № 70 – ФЗ.

6. Федеральный закон «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях» от 28.01.2000 № 2064.

7. Указ президента РФ от 23.05.1994 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».

8. Постановление Государственного Комитета Российской Федерации по статистике от 18.08.1998 №88 об унифицированных формах первичной документации по учету кассовых операций и учету результатов инвентаризации.

10. Приказ Министерства финансов Российской Федерации о бюджетной классификации в Российской Федерации от 06.01.1998 №1.

11. Инструкция Центрального Банка России от 04.10.1993 № 18 о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

12. Инструкция Министерства финансов Российской Федерации по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 26.08.2004 №70 н.

13.Инструкция «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно -

Ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации»

от 14.04.2000. № 42-н.

14. Инструкция по бюджетному учету: Министерство финансов 26 08.2004 с.1-с.117.

15. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49.

16. Положение Центрального Банка Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-н «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

17. Письмо Центрального Банка Российской Федерации от 14.11.2001 № 1050 –У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами».

18. Письмо Министерства Финансов Российской Федерации от 27.03.2000 № 03-01-12/11-110 о новом плане счетов в бюджетных организациях.

19.Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие.-М.:ПРИОР,2000-467с.

20. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. – М:ЮНИТИ-ДАНА, 2003. -304с.

21.Бабич А. М. , Павлова Л. Н. Финансы, денежное обращение, кредит. – М.: ЮНИТИ, 2000. – 385с.

22.Богатая И. Н. Бухгалтерский учет. – Ростов - на Дону: Феникс, 2002. -410с.

23.Вифлиемский А. Б., Чиркина О.В. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях», 2002. – 220с.

24.Каморджанова Н. А. ,Карташов И. В. Бухгалтерский учет в схемах и рисунках: Учебное пособие. -М.: ИНФРА – М, 2002 -185 с.

25.Козлова Е. П. Бухгалтерский учет в организациях. – М.:Финансы и статистика,2001-352с.

26.Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. -М.:ИНФРА-М, 2003. - 315с.

27.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.:ИНФРА-М, 2005-716 с.

Бюджетный учет денежных средств учреждения должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступление и выбытие финансовых активов, контроль над их сохранностью и правильностью использования.

Для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета движения денежных документов предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".

Для учета операций по движению денежных средств применяются следующие счета:

• 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах";
• 020102000 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении";
• 020103000 "Денежные средства учреждения в пути";
• 020104000 "Касса";
• 020105000 "Денежные документы";
• 020106000 "Аккредитивы";
• 020107000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте".

Операции по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" можно разделить на две группы:

• 1) операции по движению денежных средств, когда у учреждения отсутствует лицевой счет в казначействе, а финансирование осуществляется путем перечисления денег на банковский счет;
• 2) операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Из текста Инструкции № 25н следует, что на счете 020101000 учитывают операции со средствами, полученными от предпринимательской деятельности, даже если у учреждения есть специальный лицевой счет в казначействе.

Поступление и списание денежных средств со счета 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" отражаются в выписке из лицевого счета, которая является основным регистром учета по этому счету. В выписке отражаются операции за операционный день и:

• - входящие на начало дня и исходящие на конец дня остатки внебюджетных средств;
• - суммы поступивших внебюджетных средств за данный операционный день по каждой операции;
• - суммы кассового расхода и его восстановления за данный операционный день по каждой операции по соответствующим показателям экономической классификации расходов бюджетов РФ;
• - прочие платежи (уплата налогов и сборов в бюджеты различных уровней в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ и иные предусмотренные разрешением и не относящиеся к расходам перечисления);
• - номера и даты расчетных, кассовых и платежных документов, соответствующих указанным операциям.

Выписки с лицевого счета и приложения к ним выдаются под расписку лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или иному лицу, действующему по доверенности.

МБУК МЦРДК, согласно Устава, осуществляет операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Данные средства можно разделить на две группы:

Денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, то есть средства, полученные за реализованную готовую продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

МБУК МЦРДК получает денежные средства от предоставления дополнительных платных услуг. Данные денежные средства являются внебюджетными средствами.

Порядок получения разрешений на открытие лицевых счетов для учета средств от предпринимательской деятельности регламентируется приказом Минфина России от 21 июня 2001 г. № 46н. Основанием для открытия таких лицевых счетов являются:

• - генеральные разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства главному распорядителю средств федерального бюджета и подведомственным ему учреждениям, выдаваемые Федеральным казначейством главным распорядителям средств федерального бюджета;
• - разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства, выдаваемые в соответствии с генеральными разрешениями главными распорядителями и распорядителями средств федерального бюджета получателям средств.

В целях обеспечения достоверного учета хозяйственной деятельности учреждений культуры Лопатинского района и комплектации бухгалтерских служб квалифицированными кадрами, а также усиления контроля за использованием государственного имущества культуры и средств бюджета Лопатинского района принято решение о централизации бухгалтерского учета подведомственных учреждений и передаче полномочий по организации бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.

Отсюда, главным распорядителем средств федерального бюджета МБУК МЦРДК Лопатинского района является финансовый орган администрации Лопатинского района.

Лицевой счет по учету внебюджетных средств МБУК МЦРДК открыт также же в органе Федерального казначейства, где открыт лицевой счет для учета операций со средствами федерального бюджета.

Утвержденная смета доходов и расходов по внебюджетным средствам в течение финансового года может уточняться в порядке, установленном главным распорядителем средств.

Орган Федерального казначейства принимает от клиента платежные документы на осуществление Внебюджетные средства, поступившие на счет органа Федерального казначейства на основании расчетных и кассовых документов плательщиков, отражаются на лицевых счетах клиентов в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ.

кассового расхода только в пределах свободного остатка средств, отраженного на его лицевом счете по учету внебюджетных средств. Учет операций по движению средств на счете 020101000 ведут в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.

Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

поступление денежных средств главному распорядителю, распорядителю, получателю для осуществления платежей в соответствии с бюджетной росписью отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";

поступление денежных средств, связанное с возвратом бюджетных кредитов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 020701640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации", 020702640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации", 020703640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам правительствам иностранных государств", 020704640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам иностранным юридическим лицам", 020705640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам международным финансовым организациям";

поступление денежных средств, связанное с возникновением долговых обязательств, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 030101710 "Увеличение задолженности по внутренним долговым обязательствам", 030102720 "Увеличение задолженности по внешним долговым обязательствам";

поступление денежных средств в отчетном году на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения", счета 020104610 "Выбытия из кассы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660), соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660), счета 021003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301730, 030302730, 030303730, 030304730, 030305730, 030306730);

поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 "Расчеты с дебиторами по доходам" (020501660, 020502660, 020503660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020509660, 020510660), соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения"

Бюджетное учреждение расходует денежные средства в соответствии со сметой доходов и расходов.

Денежные средства учреждения могут быть направлены на следующие цели:

• - перечисление авансов в соответствии с заключенными договорами на закупку товаров (работ, услуг);
• - перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги);
• - прочие выплаты, осуществляемые учреждением (перечисление налогов, выставление аккредитива, перечисление по исполнительным листам и т.п.).

Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:

перечисление денежных средств учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя (распорядителя), отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";

перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными договорами на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660);

перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204830, 030205830, 030206830, 030207830, 030208830, 030209830, 030210830, 030211830, 030212830, 030213830, 030214830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830, 030223830, 030224830);

предоставление бюджетных кредитов, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);

перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);

погашение долговых обязательств отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030101810, 030102820);

прочие выплаты, осуществляемые учреждением, отражаются по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счетов 020106510 "Поступления средств на аккредитивный счет", 020401550 "Поступления на депозитный счет", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301830, 030302830, 030303830, 030304830, 030305830, 030306830), счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда";

получение наличных денежных средств в кассу учреждения отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счета 020104510 "Поступления в кассу";

перечисление в бюджет средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба на лицевой счет, по операциям со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или на счет по учету средств бюджета, открытый в кредитной организации, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002620, 021002130 (при возврате сумм в возмещение недостачи денежных средств), 040101100 "Доходы учреждения" и кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".

Денежные средства, полученные от оказания дополнительных платных услуг, первоначально производятся в кассу учреждения, а уже потом перечисляются на банковские счета. При этом в учете данного учреждения составляются корреспонденции:

Поступили денежные средства за проведение платных мероприятий в кассу учреждения;

Перечислены денежные средства от проведения платных мероприятий на лицевые счета учреждения.

Аналитический учет по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" в МБУК МЦРДК ведется в Многографной карточке (приложение № 3).

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Денежными средствами в пути являются денежные средства, перечисленные учреждению, но полученные им в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой. Подобные суммы учитывают на счете 020103000 "Денежные средства учреждения в пути".

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету.

Для учета наличных денег в кассе учреждения предназначен счет 020104000 "Касса".

При оформлении и учете операций по кассе учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) с учетом следующих особенностей.

Наличные деньги принимают в кассу с использованием следующих документов:

• - Квитанция (ф. 0504510);
• - Приходный кассовый ордер (ф. 0310001).

Квитанции используют в том случае, когда наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если это делают уполномоченные учреждением лица, они ежедневно должны сдавать в кассу полученные деньги, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

Если деньги выдают из кассы под отчет нескольким лицам, вместо индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такие ведомости могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Учет кассовых операций ведут в Кассовой книге (ф. 0504514). Она применяется для учета наличных денег.

Учет кассовых операций в МБУК МЦРДК в соответствии с общеустановленными Правилами ведения кассовых операций. При этом поступления и выдача наличных денежных средств оформляются соответственно приходными и расходными кассовыми операциями (приложения № 4, 5). На основании первичных кассовых документов составляется Кассовая книга (приложение № 6). Учет соответствующих операций ведут также в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.

Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

МЦРДК в установленные органом Федерального казначейства сроки представляет ему кассовую заявку на предстоящий квартал в одном экземпляре.

Одновременно с заявкой МБУК МЦРДК представляет в орган Федерального казначейства заполненный денежный чек.

Уполномоченный работник Федерального казначейства проверяет правильность заполнения заявки и чека. На лицевой стороне чека ставятся печать и подписи лиц, включенных в карточку с образцами подписей органа Федерального казначейства. После этого чек возвращают получателю средств.

По этому чеку уполномоченный работник бюджетного учреждения получает наличные деньги из кассы банка.

Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции № 25н, в данном случае необходимо использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

Счет 21003000 является новым.

Счет 21003000 имеет следующие счета:

• 21003560 - увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств;
• 21003660 - уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств.

Если же операции по получению денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными. Во-первых, изменится код вида деятельности. Во-вторых, вместо счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" будет использоваться счет 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".

Наличные деньги могут расходоваться из кассы учреждения следующими способами:

• - внесение наличных денег на счет учреждения в банке;
• - внесение наличных денег учреждением, имеющим лицевой счет в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (казначейство);
• - выдача наличных денежных средств под отчет;
• - выдача заработной платы и денежного довольствия;
• - выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера;
• - выдача депонентской задолженности.

Наличные деньги в кассу банка МБУК МЦРДК вносит на основании Объявления на взнос наличными.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства, а учреждению выдают квитанцию к Объявлению на взнос наличными.

При возврате неиспользованных наличных денежных средств также образуется временной разрыв между возвратом денежных средств в банк и отражением данного возврата на лицевом счете в казначействе. При отражении данной операции также следует использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

МБУК МЦРДК, которые в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовую технику не применяет, это отражено в организационно-техническом разделе бухгалтерской учетной политики.

Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171.

Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу МБУК МЦРДК оформляются бухгалтерскими записями:

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 220503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг"

Поступили денежные средства за проведение платных занятий в кассу учреждения;

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 130405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" (130405211, 130405212, 130405213, 130405221, 130405223, 130405225)

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 120900000 "Расчеты по недостачам" (120901660, 120902660, 120903660, 120904660, 12905660)

Поступили наличные денежные средств в счет недостач;

Дебет 120104510 "Поступления в кассу"

Кредит 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)

Поступили наличные денежные средства от подотчетного лица.

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы МБУК МЦРДК оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"

Кредит 120104610 "Выбытия из кассы"

Перечислены денежные средства от проведения платных услуг на лицевые счета учреждения.

Дебет 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)

Кредит 120104610 "Выбытия из кассы".

Денежные документы - оплаченные талоны на бензин, на питание и т.п., полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. - учитывают на счете 020105000 "Денежные документы". Хранят денежные документы в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведут в Журнале по прочим операциям.

Поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета 020105510 "Поступления денежных документов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030203730, 030204730, 030205730, 030209730, 030215730, 030216730, 030217730, 030218730, 030222730).

Выдача из кассы денежных документов отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020803560, 020804560, 020805560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020822560) и кредиту счета 020105610 "Выбытия денежных документов".

Денежные средства выдаются для расчетов по оплате труда, за транспортные и коммунальные услуги, за оплату материалов для хозяйственных нужд, за приобретение основных средств и горюче-смазочных материалов, на командировочные расходы.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Счет 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения» предназначен для учета бюджетным учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета денежных документов и денежных средств в иностранной валюте.

Для учета операций по движению денежных средств используются следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

0 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах»;

0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении»;

0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути»;

0 201 04 000 «Касса»;

0 201 05 000 «Денежные документы»;

0 201 06 000 «Аккредитивы»;

0 201 07 000 Денежные средства учреждения в иностранной валюте.

Учет денежных средств на банковских счетах

На счете 1 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» учитываются операции по движению денежных средств учреждения в случае проведения операций по счетам, открытым в кредитных организациях (не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджета), и отражаются операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Счета 2 201 01 000, 3 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» используются бюджетными учреждениями для учета средств, полученных из внебюджетных источников, вне зависимости от того, где они находятся (на банковском счете учреждения или на лицевом счете по учету средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в органах Федерального казначейства).

Учет операций по движению средств на банковских счетах ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.

Операции по поступлению денежных средств оформляются бухгалтерскими записями:

Поступление денежных средств на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается следующим образом:

Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги:

Пример

На балансе клинической больницы имеется задолженность по недостаче белья на сумму 4200 руб. Эту недостачу возмещает виновное лицо, поступление денежных средств в возмещение недостачи отражается проводками:

Все поступления (выбытия) денежных средств по банковским счетам, отражаемые бюджетным учреждением в бюджетном балансе по дебету (кредиту) счетов 0 201 01 000, одновременно отражаются на забалансовых счетах:

– 17 Поступления денежных средств на банковские счета учреждений;

– 18 Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждений.

Эти забалансовые счета предназначены для учета поступлений (выбытий) денежных средств на банковские счета бюджетных учреждений в разрезе КБК.

Аналитический учет по забалансовым счетам 17 и 18 ведется в многографной карточке.

Учет денежных средств, находящихся во временном распоряжении

Счет 0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении» применяется учреждениями для учета денежных средств, поступивших им во временное распоряжение и подлежащих возврату владельцу или передаче по назначению при наступлении определенных условий. К таким средствам относятся:

– средства, изъятые в ходе дознания, предварительного следствия и не являющиеся вещественными доказательствами, при наложении ареста на имущество обвиняемого (подозреваемого), на которые может быть обращено взыскание в целях возмещения причиненного материального ущерба или исполнения приговора в части конфискации имущества;

– средства, полученные на ответственное хранение.

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Поступление денежных средств оформляется бухгалтерской записью:

Дебет 0 201 02 510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения» – Кредит 0 304 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение».

Возврат денежных средств их владельцу (передача по назначению в установленном порядке) оформляется следующей записью:

Дебет 0 304 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» – Кредит 0 201 02 610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение».

Учет денежных средств в пути

Денежные средства в пути – это средства, которые перечислены бюджетному учреждению, но будут получены им только в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой счет. Учет операций по движению денежных средств на счете 00 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути» ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Операции по поступлению средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Операции по выбытию средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Касса

Счет 0 201 04 000 «Касса» предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе бюджетного учреждения. Приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н утверждены Правила обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (далее – Правила обеспечения наличными деньгами), вступившие в действие с 1 января 2009 г.

Согласно Правилам обеспечения наличными деньгами получатель средств должен получить чековые книжки, которые в необходимом количестве выдаются бесплатно органом Федерального казначейства получателю средств бюджета на основании представленного им заявления на получение денежных чековых книжек по форме согласно приложению № 2 к Правилам обеспечения наличными деньгами (форма 0531712).

Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными денежными чеками для последующего их возврата в учреждение банка получатель средств бюджета обязан вернуть органу Федерального казначейства. Возврат осуществляется по заявлению получателя средств, оформленному им в простой письменной форме, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных денежных чеков, в случае:

– закрытия лицевых счетов получателя средств бюджета;

– изменения указанного в чековой книжке наименования получателя средств бюджета;

– закрытия или изменения номера соответствующего счета № 40116, открытого органу Федерального казначейства в учреждении банка.

Для получения наличных денег получатель средств бюджета представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания заявку на получение наличных денег (форма 0531802, утвержденная приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов»; далее – Приказ Федерального казначейства № 8н). Заявка должна быть представлена в орган Федерального казначейства не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег.

Заявка оформляется получателем средств бюджета отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги:

– средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности;

– средства дополнительного бюджетного финансирования;

– средства для осуществления оперативно-розыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.

Для получения наличных денег за счет средств, поступивших во временное распоряжение, при оформлении заявки получателем средств бюджета показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Одновременно с заявкой получатель средств бюджета представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку.

Заявка представляется получателем средств бюджета в электронном виде либо на бумажном носителе.

Если заявка представляется получателем средств бюджета на бумажном носителе, то по согласованию с руководителем органа Федерального казначейства (уполномоченным им лицом) она может быть представлена по факсимильной связи накануне предполагаемого дня получения наличных денег с последующим одновременным представлением получателем средств бюджета в день получения им наличных денег заявки на бумажном носителе и денежного чека.

Орган Федерального казначейства проверяет правильность формирования представленной заявки: наличие в ней реквизитов и показателей, предусмотренных к заполнению получателем средств бюджета, а также их соответствие друг другу и иным сведениям, имеющимся в органе Федерального казначейства.

При приеме заявки на бумажном носителе подлежит проверке:

– соответствие формы представленной заявки форме, утвержденной в установленном порядке (форма 0531802);

– наличие в заявке подписи руководителя или иного лица, указанного в карточке образцов подписей (форма 0531753) с правом первой подписи, и главного бухгалтера или иного лица, указанного в представленной получателем средств бюджета, уполномоченным подразделением карточке образцов подписей с правом второй подписи, а также соответствие подписей образцам, имеющимся в карточке образцов подписей, предоставляемой получателем средств бюджета в установленном порядке и по установленной форме.

Если форма (оформление) заявки не соответствуют установленным требованиям или подписи на ней будут признаны не соответствующими образцам, представленным в установленном порядке получателем средств бюджета, орган Федерального казначейства регистрирует представленную заявку в журнале регистрации неисполненных документов (форма 0531804, утвержденная Приказом Федерального казначейства № 8н) в установленном порядке и не позднее рабочего дня, следующего за днем ее представления получателем средств бюджета:

– возвращает получателю средств бюджета заявку, представленную на бумажном носителе с приложением протокола (форма 0531805, утвержденная Приказом Федерального казначейства № 8н) в установленном порядке, в котором указывается причина возврата;

– направляет протокол в электронном виде, в котором указывается причина возврата при условии, если заявка представлялась в электронном виде.

Денежный чек заполняется получателем средств в соответствии с требованиями, установленными Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства (утверждено ЦБ РФ № 298-П, Минфином России № 173н 13.12.2006).

Орган Федерального казначейства проверяет правильность оформления представленного получателем средств бюджета денежного чека на соответствие:

– сумм, указанных цифрами и прописью;

– данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность представителя получателя средств бюджета, уполномоченного на получение наличных денег, данным, указанным в денежном чеке и в заявке;

– серии, номера и даты денежного чека и суммы, подлежащей получению, указанных в представленном денежном чеке и в заявке.

В Правилах обеспечения наличными деньгами содержатся также следующие разделы:

– обеспечение наличными деньгами уполномоченных подразделений;

– взнос получателем средств бюджета наличных денег и учет их органом Федерального казначейства;

– особенности обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджета субъекта Российской Федерации в условиях открытия финансовому органу лицевого счета бюджета;

– указания по заполнению форм документов, представленных в приложениях к Порядку.

Однако Приказ Федерального казначейства № 8н не следует рассматривать как новую редакцию приказа Федерального казначейства от 22.03.2005 № 1н «Об утверждении Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов территориальными органами Федерального казначейства» (далее – Приказ Федерального казначейства № 1), который касался обслуживания бюджетов субъектов Российской Федерации. В Приказе Федерального казначейства № 8н речь идет об обслуживании бюджетов всех уровней – федеральном, субъектов Российской Федерации, муниципальных.

Приказом Федерального казначейства № 8н введен новый документ – заявка на кассовый расход. Для осуществления кассовых выплат получатели средств федерального бюджета и администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в Федеральное казначейство эту заявку с приложением (при необходимости) документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, в соответствии с установленным Минфином России порядком санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета.

Приказом Федерального казначейства № 8н введено новое понятие – внебанковская операция. Операция, которая осуществляется в пределах одного банковского счета, является внебанковской. Основанием ее является представление получателем бюджетных средств соответствующего бюджета заявки на кассовый расход.

Предусмотрено три варианта внебанковских операций:

– при оплате с одного счета получателя на счет другого получателя средств бюджета;

– при перечислении получателем средств сумм на открытый ему же лицевой счет;

– при восстановлении клиентом суммы произведенной им кассовой выплаты с одного кода бюджетной классификации Российской Федерации на другой.

Приказом Федерального казначейства № 1н было предусмотрено заключение соглашения об осуществлении органами Федерального казначейства отдельных функций по организации исполнения бюджета субъекта Российской Федерации (бюджета муниципального образования) в случае кассового обслуживания исполнения бюджета с открытием локальных компьютерных сетей администраторам, главным распорядителям, распорядителям и получателям средств. Приказом Федерального казначейства № 8н определено, что соглашение заключается при любом порядке организации кассового обслуживания исполнения бюджета субъекта и местных бюджетов.

Следующим изменением является то, что основанием для проведения операций по кассовым выплатам из федерального бюджета является заявка на кассовый расход. Для федерального бюджета исключено понятие «платежное поручение», оно заменено понятием «заявка на кассовый расход». Если заявка представляется на бумажном носителе и при ее оформлении допускаются ошибки, они могут быть исправлены – зачеркивается неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы.

Участники бюджетного процесса представляют в органы Федерального казначейства заявки на кассовый расход. Вместе с тем финансовым органам дано право представлять либо Заявки, либо расчетный документ в соответствии с соглашением (предусмотренный Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 № 2-П).

В разделе «Учет операций по кассовым поступлениям в бюджеты субъектов» Приказа Федерального казначейства № 1н перечислены кассовые операции, которые учитывались на счетах 40201, 40204. В Приказе Федерального казначейства № 8н учет операций по кассовым поступлениям в бюджеты субъектов, местные бюджеты не определен, необходимо руководствоваться Порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределением между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 05.09.2008 № 92н.

Основанием для проведения операций по кассовым выплатам из бюджета субъекта Российской Федерации или муниципального образования является заявка на кассовый расход, которую представляют финансовые органы, получатели бюджетных средств. Кроме того, финансовые органы в соответствии с соглашением могут предусмотреть документ для проведения операций по кассовым выплатам – расчетный документ.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности:

– квитанция (форма 0504510),

– приходный кассовый ордер (форма 0310001).

Если наличные денежные средств принимаются уполномоченными лицами, то они обязаны ежедневно сдавать в кассу бюджетного учреждения полученные денежные средства по реестру сдачи документов с приложением квитанций (копий).

В бюджетных учреждениях широко практикуется выдача денежных средств раздатчиками, назначенными приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.

Учет денежных средств, выдаваемых раздатчиками, ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях ведется в кассовой книге (форма 0504514).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте учитываются на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) по видам иностранных валют.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 00 201 04 000 Касса ведется в журнале операций по счету Касса на основании кассовых отчетов, которые составляются кассиром ежедневно.

Кассовые операции отражаются бюджетными учреждениями следующими записями:

Для расчетов с наличными средствами для бюджетополучателей введен счет 0 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

При использовании счета 0 210 03 000 выдача наличных денежных средств бюджетным учреждениям оформляется в два этапа:

1) бюджетное учреждение отражает задолженность перед получателем денежных средств на основании представленной заявки;

2) образовавшаяся задолженность погашается на основании чека и одновременно полученные денежные средства принимаются к учету в кассе учреждения.

Лимит остатка кассы – это сумма наличных денежных средств, которую бюджетное учреждение может оставлять в кассе на конец рабочего дня, и которая устанавливается ежегодно. Бюджетным учреждениям, обслуживающимся в ОФК, лимит остатка кассы устанавливается казначейством.

Орган Федерального казначейства устанавливает единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам и представляет в учреждение Банка России или в кредитную организацию, осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, форму 0408020 Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Указанный расчет лимита составляется ОФК путем обобщения аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета. Получатели средств федерального бюджета обращаются в орган Федерального казначейства по месту своего обслуживания для установления лимита остатка кассы.

Если бюджетное учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная денежная наличность на конец рабочего дня – сверхлимитной.

В перечне корреспонденции счетов приложения № 1 к Инструкции № 148н указаны не только номера счетов, но и коды бюджетной классификации к каждому аналитическому счету, а в ряде случаев – и коды вида деятельности.

Например, если указан код вида деятельности 1, это означает, что данный счет может применяться исключительно для отражения операций по бюджетной деятельности.

В приложении № 4 к Инструкции № 148н приведены коды бюджетной классификации (их виды):

– КДБ – код главного администратора доходов бюджета;

– КРБ – код главного распорядителя бюджетных средств, код раздела, подраздела, целевой статьи и вида расходов бюджета;

– КИФ – код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета;

– гКБК – код главы по Бюджетному кодексу Российской Федерации, в 4 – 17-м разрядах номера счета указываются нули.

Каждому счету аналитического учета соответствует один из упомянутых кодов (например, КДБ 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами», КИФ 201 05 000 «Денежные документы»). Это позволяет бухгалтеру понять, как правильно формировать первые 18 разрядов аналитического счета в каждой из приведенных бухгалтерских записей.

Учет денежных документов

К денежным документам относятся:

– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;

– талоны на питание;

– оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

– полученные извещения на почтовые переводы;

– почтовые марки;

– марки государственной пошлины;

– прочие денежные документы.

Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».

Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.

В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).

Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:

Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Выдача из кассы денежных документов отражается записью:

Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».

Пример

Институт перечислил денежные средства бензозаправочной станции на покупку бензина в сумме 10 000 руб. Для заправки автомобилей поставщик выдал пластиковую карту.

В течение отчетного месяца был заправлен бензин марки АИ-92 в объеме 520 л по цене 20 руб. за литр, всего на сумму 10 400 руб.

В учете следует сделать следующие записи:

Учет аккредитивов

Счет 0 201 06 000 «Аккредитивы» предназначен для учета движения денежных средств по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги.

Многие банки рекламируют аккредитивы как решение проблемы неплатежей. Аккредитив – это специальный счет, который открывается в банке. На этом счете покупатель может зарезервировать денежные средства для последующих расчетов с продавцами. Отдельный аккредитив открывается для каждого продавца, с которым покупатель ведет свои расчеты (ст. 867 ГК РФ).

Аккредитивы могут быть:

– отзывными и безотзывными;

– покрытыми и непокрытыми.

Чтобы иметь возможность изменить условия (аннулировать) аккредитива покупатель должен открыть отзывной аккредитив. Безотзывный аккредитив покупатель может изменить (отменить) только с согласия продавца.

Если покупатель открывает покрытый аккредитив, то с его расчетного счета банк списывает денежные средства и резервирует их для последующих платежей продавцу. Распоряжаться деньгами, находящимися на покрытых аккредитивах, покупатель не может.

При непокрытом аккредитиве банк продавца списывает деньги с корреспондентского счета банка покупателя в пределах суммы, на которую открыт аккредитив. То есть средства самого покупателя с его расчетного счета не списываются и остаются в обороте до момента, определенного договором. И только потом банк покупателя списывает с его расчетного счета сумму, перечисленную продавцу. Это может произойти, например, в течение двух дней после использования аккредитива.

Аналитический учет ведется отдельно по каждому выставленному аккредитиву на карточке учета средств и расчетов.

Учет операций по движению аккредитивов ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета:

Учет денежных средств в иностранной валюте

С 1 января 2009 г. вступил в силу порядок осуществления операций бюджетными учреждениями со средствами от приносящей доход деятельности. Средства, полученные от приносящей доход деятельности, подлежат зачислению на счета управлений Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.

Пунктом 2 ст. 317 ГК РФ установлено, что денежное обязательство может быть определено в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон. Согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ при заключении договора стороны могут по своему усмотрению определить условия договора и соответственно могут согласовать как официальный, так и иной курс иностранной валюты или условных денежных единиц, отличный от курса ЦБ РФ (при соблюдении ограничений на расчеты в иностранной валюте, установленные Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Бюджетные учреждения сталкиваются с необходимостью осуществления операций в валюте иностранных государств при командировании сотрудника за рубеж. Федеральным законом № 173-ФЗ валютные операции на законных основаниях определены в качестве средства платежа для бюджетных учреждений, являющихся резидентами. Понятие «суммовые разницы» в российском бухгалтерском учете все-таки остается, но эти разницы могут возникать при округлении в бухгалтерском учете стоимости имущества, обязательств и хозяйственных операций до целых рублей – п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится:

на даты совершения операций (при принятии активов и обязательств к бухгалтерскому учету, при исполнении обязательств по оплате, списании денежных средств с банковского счета (банковского вклада), выдаче иностранной валюты или денежных документов из кассы организации и др.);

на отчетные даты пересчитывается в рубли стоимость отдельных активов и обязательств: денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами, остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте.

Пересчет стоимости денежных знаков в кассе учреждения и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курса.

Иностранную валюту бюджетные учреждения могут получать:

– из бюджета в качестве финансирования;

– в результате осуществления деятельности, приносящей доход.

Для учета денежных средств в иностранной валюте предназначен счет 0 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».

На этом счете учитываются операции по движению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте в случае проведения таких операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, а также операции со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход.

Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Курсовая разница возникает в результате изменения курсов валют при ликвидации открытой валютной позиции или ее переоценки. В бюджетном учете курсовая разница образуется при отражении:

– возврата остатков подотчетных сумм, выданных в валюте работникам учреждения, командированным за территорию Российской Федерации;

– погашения дебиторской задолженности в результате перевода поставщиками валютных средств;

– кредиторской задолженности по начисленной, но еще не полученной учреждением валютной выручке;

– операций по обязательной (добровольной) продаже валютных средств;

– пересчета остатков средств на валютных счетах учреждения.

Курсовая разница может быть положительной или отрицательной.

В бюджетном учете сумма курсовой разницы отражается следующим образом:

Подотчетные лица в бюджетных учреждениях

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;

00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Пример

Раздатчик получил из кассы учреждения под отчет 300 000 руб. для выдачи заработной платы сотрудникам. По истечении трех дней раздатчик представил в бухгалтерию учреждения отчет и сдал ведомости, по которым заработная плата выдана полностью. При этом в учете были сделаны следующие записи:

Водитель подал заявление в бухгалтерию учреждения с целью получения аванса на приобретение запасных частей для ремонта автомобиля в сумме 7000 руб. С разрешения руководителя из кассы выдана сумма – 7000 руб. Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 6800 руб. Оставшаяся сумма сдана в кассу учреждения. При этом в учете были сделаны следующие записи:

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения подотчетных расходов в расходы.

Выдача денежных средств под отчет применяется в основном для выдачи наличных денежных средств в организациях, которые связаны с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги (другие ценности) и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки организация должна устанавливать самостоятельно в приказе по организации.

Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение (приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в служебную командировку).

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Подотчетное лицо, получая наличные денежные средства из кассы организации, должно отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах сдается в установленные сроки (не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки).

Понятие служебной командировки применимо только к работникам учреждения, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях и подчиняющимся правилам внутреннего трудового распорядка учреждения (ст. 15, 130 Трудового кодекса РФ). Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Если же физическое лицо, не состоящее в штате учреждения, выполняет какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между учреждением и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный налогооблагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время при наличии соответствующих оправдательных документов физическое лицо имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»; далее – Инструкция № 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции № 62). В соответствии с п. 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство учреждения принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, складываются из следующих затрат (п.12 Инструкции № 62):

1) стоимости билета на самолет (поезд, иное транспортное средство общего пользования, кроме такси);

2) расходов по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

3) расходов по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;

4) расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;

5) расходов по оплате страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы на проживание возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. Стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещается, а подлежит оплате самим командированным работником за счет суточных, возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. К дополнительным услугам относятся: стоимость завтраков, услуги химчистки, оплата за пользование мини-баром и пр.

Командированному работнику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме, а установленные законодательством нормы имеют значение исключительно для целей налогообложения. Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

Бухгалтер учреждения должен проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

К расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относятся: оплата багажа, услуг связи, залов официальных лиц и делегаций, автостоянок, камеры хранения и др. Эти расходы не ограничиваются никакими нормами и возмещаются работнику в их фактическом размере при условии представления документов.

Особо следует оговорить услуги залов официальных лиц и делегаций. Этими услугами пользуются отдельные категории федеральных государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» установлено, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент РФ.

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;

222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;

290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Пример

Работник бюджетного учреждения Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в г. Белгород на 10 дней. Согласно личному заявлению Кутырева М.М. ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне и выданы под отчет на оплату проезда – 8800 руб., гостиничного номера – 5500 руб., суточные – 2100 руб.

После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены: проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 8800 руб., счет за проживание в гостинице за 7 суток на общую сумму 4800 руб. Кутырев М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 руб.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается . На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Пример

Сотруднику учреждения, ответственному за проведение официального приема, в феврале были выданы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. После проведения официальных переговоров работник составил авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

– счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 руб. с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

– счет-фактура от транспортной организации за услуги по доставке участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 руб., в том числе НДС, и платежные документы.

Принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 руб., у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 руб., которая не была возвращена работником в кассу.

Руководитель учреждения принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника, который согласен с решением руководителя.

Обращаем внимание, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы.

Допустим, что сумма заработной платы сотрудника в течение года не изменялась и с начала года составила:

в январе – 5000 руб.;

в феврале – 5000 руб.

Работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет, который в данный период был определен в размере 400 руб. Сначала нужно определить сумму налога на доходы физических лиц с начала года:

НДФЛ = (5000 руб. + 5000 руб. – 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 1196 руб.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц).

(5000 руб. – 598 руб.) х 20% = 880,40 руб.

Поэтому при выплате заработной платы за февраль с сотрудника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц – 598 руб.;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы, – 368 руб.

На руки работнику будут выданы 4034 руб. (5000 руб. – 598 руб. – 368 руб.).

В нашем случае сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 руб.) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 руб.), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Если же руководитель учреждения принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 руб., то сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица (п. 1 ст. 210 НК РФ):

«1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу».

Принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, учреждение должно исчислить и удержать с сотрудника и уплатить в бюджет сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%, сумма дохода у физического лица с начала года составит:

в январе – 5000 руб.;

в феврале – 5000 руб. + 368 руб.;

Сумма налога на доходы физических лиц с начала года составит:

НДФЛ = (5000 руб. + 5368 руб. – 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 1244 руб.

К удержанию за февраль подлежит 646 руб., поэтому на руки в феврале сотрудник получит сумму в размере 4354 руб. (5000 руб. – 646 руб.).

Обратим внимание на следующее. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует до сих пор, и она ограничивает срок командировки на территории Российской Федерации. Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Командировку также следует отличать от перевода работника на другую работу, так как перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора: у работника появляются другие трудовые функции, другие существенные условия, которые не отражены в действующем трудовом договоре. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласиясотрудника. Командировка – это выполнение работы, которая предусмотрена трудовым договором или трудовыми функциями, и при направлении в командировку согласия сотрудника не требуется. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Говоря о сохранении среднего заработка, напомним, что в настоящее время действует новый порядок расчетов среднего заработка по командировкам и отпускным.

Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, вступившем в силу 06.01.2008, утвержден новый порядок расчета среднего заработка. Он содержит в себе немало отличий от порядка, который применяется для расчета пособий.

Данный порядок предусматривает три основных способа расчета среднего заработка:

1) для оплаты основных, дополнительных, учебных отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск;

2) для оплаты времени командировок, вынужденного прогула, переводов на другую работу, медосмотров, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, за время простоя, для оплаты дней сдачи крови и отдыха донорам, для оплаты времени повышения квалификации, выплаты выходных пособий и т. д.;

3) для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком производятся на основании Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановление Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). При расчете пособий, при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисленные в расчетном периоде за 12 месяцев, а именно -

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка:

– заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), за выполненную работу по сдельным расценкам за отработанное время;

– заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

– заработная плата, выданная в неденежной форме;

– денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

– денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

– начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

– заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

– заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.;

– выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

– вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;

– премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

– другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

– за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

– работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

– работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Средний заработок определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Порядок исчисления среднего заработка разрешает учитывать премии целиком в том случае, если они начислены за фактически отработанное время в расчетном периоде. Например, если квартал расчетного периода, за который начислена премия, отработан полностью, премию можно учесть при расчете среднего заработка в полной сумме, даже несмотря на то что в расчетном периоде есть неотработанные месяцы – в других кварталах.

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

– ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

– премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

– вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения.

Теперь действуют новые правила определения количества календарных дней. Их можно представить в виде формулы:

К = 29,4 дня х М + (29,4 дня / Кдн1 х Котр1 + 29,4 дн. / Кдн2 х Котр2…),

где К – количество календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн1 – количество календарных дней в неполных месяцах;

Котр1 – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Пример

Работнику установлен оклад в размере 12 000 руб. в месяц. С 14 января 2009 г. он уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период – 2008 год. Работник в период с 9 по 22 июля 2008 г. включительно был в отпуске, на отработанное в июле время приходится 17 календарных дней (31 – 14), а заработок за этот период составил 6545,45 руб. Остальные 11 месяцев расчетного периода отработаны сотрудником полностью.

Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

29,4 дня х 11 мес. + (29,4 дня / 31 день х 17 дней) = 339,52 дня.

Средняя заработная плата будет рассчитана так:

(12 000 руб. х 11 мес. + 6545,45 руб.) / 339,52 дня х 14 дней = 5712,88 руб.

Пример

Расчетный период работник отработал полностью с июля 2008 г по июнь 2009 г. Его оклад составил 4000 руб. С ноября работник переведен на новую должность с окладом 6000 руб. С января 2009 г. ему повышен оклад, который теперь составляет 8000 руб. (повышение по всей организации). Какие коэффициенты повышения оплаты труда следует применять при расчете среднего заработка?

Согласно п. 16 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 при повышении в учреждении или его отдельных подразделениях тарифных ставок, должностных окладов всех работников средний заработок следует скорректировать на коэффициент повышения, который применяется в зависимости от того, в какой момент произошло повышение тарифных ставок (окладов):

– в расчетный;

– после расчетного периода;

– в период сохранения среднего заработка.

Если повышение произошло в расчетном периоде, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий индексации период, увеличиваются на коэффициент, рассчитанный по формуле:

Кп = ТСн / ТС,

где K – коэффициент повышения;

ТСн – тарифная ставка, оклад, денежное вознаграждение, установленные в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка;

ТС – тарифная ставка, оклад, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Выплаты, учитываемые при определении среднего заработка работника, составят:

96 000 руб. (4 мес. х (4000 руб. х (8000 руб. / 4000 руб.) + (2 мес. х (6000 руб. х (8000 руб. : 6000 руб.) + (6 мес. х 8000 руб.))).

Заработная плата, которая выплачивается работнику за время его нахождения в служебной командировке за границей , относится к доходам от источников в Российской Федерации (письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03-04-05-01/419). При этом длительность командировок установлена п. 4 упоминавшейся выше Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР», применяющейся в части, не противоречащей Трудовому кодексу Российской Федерации.

Если свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполнял в иностранном государстве в период, превышающий время командирования, установленное указанной Инструкцией, фактическое место работы работника будет находиться в иностранном государстве, и такой работник не может считаться находящимся в командировке.

В этом случае считается, что получаемое работником вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое в соответствии с подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ относится к доходам от источников за пределами Российской Федерации.

Объектом налогообложения признается доход, полученный налоговыми резидентами Российской Федерации как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, – только от источников в Российской Федерации (п. 2 ст. 209 НК РФ).

Налоговый статус физического лица определяется в соответствии с положениями п. 2 ст. 207 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2006 № 137-ФЗ, вступившей в силу с 1 января 2007 г.

Если в соответствующем календарном году работник является налоговым резидентом Российской Федерации, его заработная плата на территории иностранного государства облагается НДФЛ по ставке 13%. Если же по итогам года работник не признан налоговым резидентом Российской Федерации, то по таким доходам от источников в иностранном государстве налог на территории Российской Федерации не взимается.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ) следующие расходы:

на проезд; по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); другие расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).

Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры командировочных расходов при командировках на территории иностранных государств определены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и в приказе Минфина России от 02.08.2004 № 64н. Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» внесено изменение в ст. 264, исключающее с 1 января 2009 г. положение об отнесении к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

Поэтому на основании ст. 238 НК РФ с 1 января 2009 г. не подлежат обложению единым социальным налогом суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.

Установлен размер суточных, не подлежащий обложению только налогом на доходы физических лиц, а в целях исчисления организацией единого социального налога это положение не применяется.

Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.

Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ внесено изменение в ст. 264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, исключающее с 01.01.2009 положение об ограничении отнесения к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных нормами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Поэтому с 01.01.2009 учреждение может при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных и полевого довольствия принимать в размере фактических затрат.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).

По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).

Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:

– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

– № АО-1 «Авансовый отчет».

Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя без оформления командировочного удостоверения , кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 3 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Оформления командировочного удостоверения в данном случае не требуется. Достаточно оформить формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).

Минфин России неоднократно указывал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Параллельно составлять два документа по одному факту хозяйственной деятельности не требуется (письма Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется . В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.

В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

Работника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, можно привлечь к дисциплинарной ответственности – сделать ему замечание (объявить выговор). Отдельных работников запрещено направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия, при этом они должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от предложенной командировки (ст. 259 ТК РФ). За нарушение правил направления работников в командировку на организацию могут быть наложен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб., а на руководителя организации – в размере от 1000 до 5000 руб. Данное нарушение может повлечь за собой и другое наказание, такое как административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей, только если поездки курьеров совершаются в течение рабочего дня, в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда.

Финансовыми активами бюджетного учреждения являются денежные средства на открытых им банковских счетах, в кассе, на аккредитивах" выданные под отчет, денежные документы, финансовые вложения, средства учреждения в расчетах с дебиторами и т.п. Для учета операций по движению денежных средств учреждения в бюджетном учете применяются следующие счета:

020101000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах»;

020102000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении»;

020103000 «Денежные средства учреждения в пути»;

020104000 «Касса»;

020105000 «Денежные документы»;

020106000 «Аккредитивы»;

020107000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».

Следует отметить, что при отражении финансовых активов в рамках казначейского исполнения бюджетов такого объекта учета, как денежные средства учреждения, не существует, так как у него нет собственных счетов в банках. При этом все безналичные расчеты учреждения отражаются в бюджетном учете в виде изменения его задолженности перед соответствующим органом Федерального казначейства по использованию выделенных для него средств. Для учета учреждением расчетов по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, предназначен счет 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», порядок использования которого будет представлен в разделе «Учет обязательств». Рассмотрим основные счета для учета денежных средств и денежных документов. На счете 020101000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» учитываются операции:

по движению денежных средств учреждения в случае проведения указанных операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов;

со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход .

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов. Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

поступление денежных средств главному распорядителю, распорядителю, получателю для осуществления платежей в соответствии с бюджетной росписью отражается по дебету счета 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств»;

поступление денежных средств, связанное с возвратом бюджетных кредитов, отражается по дебету счета 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредиту счетов 020701640 «Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации», 020702640 «Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации», 020703640 «Уменьшение задолженности по государственным кредитам правительствам иностранных государств», 020704640 «Уменьшение задолженности по государственным кредитам иностранным юридическим лицам», 020705640 «Уменьшение задолженности по государственным кредитам международным финансовым организациям»;

поступление денежных средств, связанное с возникновением долговых обязательств, отражается по дебету счета 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредиту счетов 030101710 «Увеличение задолженности по внутренним долговым обязательствам», 030102720 «Увеличение задолженности по внешним долговым обязательствам»;

поступление денежных средств в отчетном году на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается по дебету счета 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения», счета 020104610 «Выбытия из кассы», соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660), соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660), счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств», соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (030301730, 030302730, 030303730, 030304730, 030305730, 030306730);

поступление денежных средств, связанное с зачислением ад-министрируемых учреждением доходов, отражается по дебету счета 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 «Расчеты с дебиторами по доходам» (020501660, 020502660, 020503660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020509660, 020510660), соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 «Доходы учреждения» .

Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:

перечисление денежных средств учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя (распорядителя), отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств»;

перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными договорами на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660);

перечисление денежных средств на оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830, 030205830, 030206830, 030207830, 030208830, 030209830, 030210830, 030211830, 030212830, 030213830, 030214830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830, 030223830, 030224830);

предоставление бюджетных кредитов отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 «Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам» (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);

перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым возникают требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 «Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам» (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);

перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым не возникает требований со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету счета 040101290 «Прочие расходы»;

погашение долговых обязательств отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам» (030101810, 030102820);

прочие выплаты, осуществляемые учреждением, отражаются по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету счетов 020106510 «Поступления средств на аккредитивный счет», 020401550 «Поступления на депозитный счет», соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 «Доходы учреждения», соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (030301830, 030302830, 030303830, 030304830, 030305830, 030306830), счета 030403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда»;

получение наличных денежных средств в кассу учреждения отражается по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету счета 020104510 «Поступления в кассу»;

перечисление в бюджет средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба по операциям со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход, на лицевой счет, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета или на счет по учету средств бюджета, открытый в кредитной организации, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов» (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002620, 021002130 (при возврате сумм в возмещение недостачи денежных средств)), 040101100 «Доходы учреждения» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»;

расходы за оказанные услуги по конвертации отражаются по кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» и дебету счета 040101226 «Расходы на прочие услуги» .

Операции по конвертации валюты Российской Федерации в иностранную валюту отражаются по кредиту счетов 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 020103610 «Выбытия денежных средств учреждения в пути» в корреспонденции с дебетом счетов 02010351 «Поступления денежных средств учреждения в пути», 020107510 «Поступления денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте».

Операции по конвертации иностранной валюты в валюту Российской Федерации отражаются по кредиту счетов 020107610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте», 020103610 «Выбытия денежных средств учреждения в пути» в корреспонденции с дебетом счетов 020103510 «Поступления денежных средств учреждения в пути», 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета».

Основными нормативными документами, регулирующими ведение и учет кассовых операций в бюджетных учреждениях, кроме Инструкции № 25н являются Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» , Положение Центрального банка России «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации . В соответствии с указанным федеральным законом все организации при осуществлении наличных денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны применять контрольно-кассовую технику (далее - ККТ). При расчетах с населением можно использовать вместо ККТ бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам. Их форма утверждается Министерством финансов Российской Федерации по обращению заинтересованных органов государственной власти, Центрального банка России и организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.

Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ определен перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. В него включены квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению. В бюджетных учреждениях таким бланком является квитанция формы 0504510, установленная Инструкцией № 25н. Она является первичным учетным документом и может применяться до утверждения новой формы в соответствии с указанным Положением.

Таким образом, прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

В расчетах с юридическими лицами наличными денежными средствами должна быть использована ККТ. Вместе с кассовым чеком выписывается приходный кассовый ордер, квитанция к которому выдается лицу, вносящему денежные средства в кассу. При этом следует помнить, что по указанию Центробанка России предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 тыс. руб. . Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам.

При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации с учетом следующих особенностей. При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения (с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности) учет ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий . При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в Кассовой книге (ф. 0504514). Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам иностранных валют.

Для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения предназначен счет 020104000 «Касса», который делится на счета:

020104510 «Поступления в кассу»;

020104610 «Выбытие из кассы».

Учет операций по движению наличных денежных средств ведется в Журнале операций по счету «Касса» на основании кассовых отчетов. Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями:

поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

поступление наличных денежных средств учреждения с его счета, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов, отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

поступление наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счета 020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение», счета 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

прием наличных денежных средств во временное распоряжение отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счета 030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;

поступление наличных денежных средств в счет недостач отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по недостачам» (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 02905660);

поступление наличных денежных средств от подотчетного лица отражается по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчетыс подотчетными лицами» (020801660,020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020815660, 020816660, 020817660, 020818660, 020819660, 020820660, 020822660, 020823660, 020824660).

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями:

внесение наличных денежных средств на счет бюджета отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

внесение наличных денежных средств на счет учреждения в банке отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

внесение наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, на счет учреждения в банке отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счетов 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

выдача наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;

выдача наличных денежных средств под отчет отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020819560, 020820560, 020822560, 020823560, 020824560);

выдача заработной платы, денежного довольствия, прочих выплат, пособий по социальному страхованию из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»;

выдача стипендии из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»;

выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830,030205830,030206830, 030208830, 030209830,030218830);

выдача депонентской задолженности отражается по дебету счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» .

Следует отметить, что счет 021003000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» применяется в соответствии с Инструкцией № 25н в случае возникновения «кассовых разрывов», т.е. временного интервала между снятием со счета и зачислением на счет наличных денежных средств для учета операций с наличными денежными средствами.

Приведем конкретный пример. Бюджетное учреждение представило в казначейство 10 февраля заявку на получение наличных денежных средств с лицевого счета получателя бюджетных средств и чек на сумму 500 000 руб. для выплаты заработной платы. Фактически денежные средства в размере 500 000 руб. были получены учреждением 14 февраля. В течение трех дней была выплачена заработная плата в размере 470 000 руб. Невыданный остаток средств по оплате труда в размере 30 000 руб. был сдан 16 февраля на лицевой счет получателя бюджетных средств в казначействе. 17 февраля в соответствии с выпиской со счета денежные средства были зачислены на счет бюджета. В бюджетном учете производятся записи, представленные в табл. 4.

Таблица 4

Получение наличных денежных средств со счета бюджета и возврат неизрасходованного остатка

Документ без названия

Дата	Операция	Сумма, рублей	Корреспонденция счетов
			Д	К
10.02	Подача заявки на получение наличных денежных средств и денежного чека	500000	121003560	13040521
14.02	Поступление средств в кассу учреждения (приходной кассовый ордер)	500000	120104510	12100366
14.02 - 16.02	Выплата заработной платы из кассы учреждения (расчетно-платежная ведомость, расходный кассовый ордер)	470000	130201830	12010461
16.02	Возврат в бюджет неизрасходованного остатка (расходный кассовый ордер, квитанции к объявлению на взнос наличными)	30000	121003560	12010461
17.02	Зачисление средств на счет бюджета (выписка с лицевого счета)	30000	130405211	12100366

Денежные документы - это оплаченные талоны на бензин, масла, питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, на турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки оплаты государственной пошлины и др. Они хранятся в кассе учреждения и учитываются на счете 020105000 «Денежные документы».

Поступление в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по Денежным средствам . Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов. Синтетический учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.

Поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета 020105510 «Поступления денежных документов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030203730, 030204730, 030205730, 030209730, 030215730, 030216730, 030217730, 030218730, 030222730).

Выдача из кассы денежных документов отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020803560, 020804560, 020805560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020822560)и кредиту счета 020105610 «Выбытия денежных документов» .

Обеспечение работников бюджетных учреждений санаторно-курортными путевками является важной частью предоставляемого им социального пакета. Как правило, учреждение приобретает путевки за счет средств от предпринимательской деятельности и выдает их своим работникам с оплатой последними 20% стоимости путевки. Остальные затраты учреждения на приобретение путевок погашаются органами Фонда социального страхования. Следует иметь в виду, что санаторно-курортные путевки являются денежными документами и подлежат отражению на забалансовых счетах как бланки строгой отчетности (по учетной цене 1 руб.).

Учитывая вышеизложенное, проиллюстрируем порядок отражения в бюджетном учете учреждения операций по приобретению и использованию санаторно-курортных путевок на конкретном примере. Учреждением за счет средств от предпринимательской деятельности приобретена и выдана санаторно-курортная путевка стоимостью 10 500 руб. 20% стоимости путевки погашена работником через кассу учреждения, а остальная стоимость зачтена органом Фонда социального страхования в счет взаиморасчетов по соответствующим платежам единого социального налога. В бюджетном учете производятся записи, представленные в табл. 5.

Валютные операции встречаются в практике бюджетных учреждений нечасто. Основные сферы применения таких операций в бюджетном учреждении следующие:

оплата расходов на осуществление заграничных командировок;

приобретение учреждениями импортного имущества и услуг за счет выделенных им валютных бюджетных и иных целевых ассигнований или государственных валютных кредитов;

получение валютной коммерческой выручки за оказываемые учреждениями платные услуги иностранным организациям и гражданам.

Таблица 5

Приобретение и выдача санаторно-курортной путевки

Документ без названия

Операция	Сумма, рублей	Корреспонденция счетов
		Д	К
Полученна в кассу учреждения приобретенная санаторно-курортная путевка	10500	220105510	230215730
Оплачена приобретенная санаторно-курортная путевка	10500	230215830	220101610
Приобретенная санаторно-курортная путевка выдана работнику	10500	220815560	220105610
Принята от работника в кассу частичная оплата стоимости путевки	2100	220104510	230215730
Остаточная стоимость путевки отнесена на уменьшение задолженности учреждения по платежам единого социального налога	8400	230302830	230215730
На основании представленного работником в кассу учреждения корешка санаторно-курортной путевки с отметками об ее использовании стоимость указанной путевки списывается с бюджетного учета	10500	230215830	220815660

На счете 020107000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте» учитываются валютные операции в случае их проведения не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, а также операции со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход .

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов. Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка на дату совершения операций. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Операции по поступлению денежных средств оформляются бухгалтерскими записями согласно ст. 103 Инструкции № 25н. Если служебная командировка подлежит оплате за счет бюджетных средств, вышестоящий распорядитель данных средств непосредственно переводит необходимые валютные средства на валютный счет учреждения. При отсутствии в учреждении валютного счета валютные средства могут поступить непосредственно в кассу учреждения. Поступление от распорядителя бюджетных средств валютных средств на валютный счет учреждения отражается в бюджетном учете последнего следующими бухгалтерскими проводками:

Дт 120103510 / Кт 130404212;

Дт 120107510 / Кт 120103610;

а) потребность в суточных:

Дт 120103510 / Кт 130404222;

Дт 120107510 / Кт 120103610;

б) потребность в оплате проезда до места командировки:

Дт 120103510 / Кт 130404226;

Дт 120107510 / Кт 120103610;

в) потребность в оплате найма жилых помещений.

При отсутствии в учреждении валютного счета по указанию вышестоящего распорядителя бюджетных средств оно может приобрести иностранную валюту самостоятельно. При этом, поскольку бюджетные валютные ассигнования на зарубежные командировки выделяются бюджетным учреждениям крайне редко, покупка валюты осуществляется, как правило, за счет средств от предпринимательской деятельности.

Как известно, курсовые разницы возникают в случае изменения стоимости активов, выраженной в иностранной валюте, в связи с изменением официального курса Центрального банка России по соответствующей валюте. Учреждение начисляет курсовые разницы как на конец каждого месяца, так и на момент осуществления конкретной валютной операции. В последнем случае начисление курсовых разниц целесообразно осуществлять до отражения в бюджетном учете соответствующей валютной операции.

Положительные курсовые разницы отражаются в кредите счета 040101171 «Доходы от переоценки активов» в корреспонденции с дебетом счетов учета соответствующих активов и обязательств, отрицательные курсовые разницы - в дебете счета 040101171 «Доходы от переоценки активов» в корреспонденции с кредитом указанных выше счетов активов и обязательств. Начисление курсовых разниц на остаток валютных средств на валютном счете учреждения осуществляется в следующем порядке.

Приме р. На бюджетном валютном счете учреждения числится остаток средств в сумме 1000 долл. США. На 01.06.2005 г. официальный курс ЦБ Российской Федерации по данной валюте составлял 28,19 руб. за 1 долл. США, следовательно, на счете 120107510 «Поступление денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте» на эту дату числится 28,19 руб. По состоянию на 30.06.2005 г. официальный курс доллара изменился и стал равен 28,67 руб. за 1 долл. США. При этом остаток средств на валютном счете не изменился. Остатки на валютном счете учреждения подлежат переоценке, результаты которой отражаются в его бюджетном учете следующей бухгалтерской проводкой:-Дт 120107510 / Кт 140101171 - на сумму начисленной курсовой разницы 477,50 руб. (28,67 -28,19 х 1000).

Финансовые вложения учреждения могут быть краткосрочными и долгосрочными. Среди них:

средства бюджетов, размещенные на депозитных счетах в банках и переданные управляющим компаниям;

вложения (инвестиции) средств бюджета в акции, иные формы участия в капитале хозяйственных обществ и товариществ (паи, доли и т.п.) и уставные фонды унитарных предприятий;

вложения средств бюджета в облигации, векселя, иные ценные бумаги, кроме акций.

Для учета операций по финансовым вложениям применяются следующие счета:

020401000 «Депозиты, иные финансовые вложения»;

020402000 «Акции и иные формы участия в капитале»;

020403000 «Облигации, векселя».

Движение финансовых вложений отражается в Журнале операций с безналичными денежными средствами . Аналитический учет ведется по каждому депозитному счету в карточке учета средств и расчетов; по объектам, в которые осуществлены эти финансовые вложения, - в реестре учета ценных бумаг. Операции по счету 020401000 «Депозиты, иные финансовые вложения» оформляются следующими бухгалтерскими записями:

перечисление средств на депозитный счет отражается по дебету счета 020401550 «Поступления денежных средств на депозитный счет» и кредиту счетов 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 020107610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте»;

увеличение суммы депозитного счета на величину начисленных процентов на основании выписки банка, в котором размещен депозит, отражается по дебету счета 020401550 «Поступления денежных средств на депозитный счет» и кредиту счета 040101120 «Доходы от собственности»;

возврат средств с депозитного счета (закрытие депозита) отражается по дебету счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 020107510 «Поступления денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте» и кредиту счета 020401650 «Выбытия денежных средств с депозитного счета» .

Вложения (инвестиции) средств бюджета в акции, иные формы участия в капитале хозяйственных обществ и товариществ (паи, доли и т.п.) и уставные фонды унитарных предприятий принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью признается сумма вложений учреждения в приобретение акций и иных форм участия в капитале в соответствии с договором . Операции по счету 020402000 «Акции и иные формы участия в капитале» оформляются следующими бухгалтерскими записями:

вложение средств отражается по дебету счета 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и кредиту счетов 030405530 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению акций и иных форм участия в капитале», 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 020107610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте»;

вложение нефинансовых активов отражается:

1. на сумму балансовой (остаточной) стоимости имущества - по дебету счета 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 «Основные средства» (010101410, 010102410, 010103410, 010104410, 010105410, 010106410, 010107410, 010108410, 010109410), счета 010201420 «Уменьшение стоимости нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 010300000 «Непроизведенные активы» (010301430, 010302430,010303430), соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501440, 010502440, 010503440,010504440,010505440, 010506440,010507440),

   на сумму разницы между стоимостью акций и иных форм участия в капитале в соответствии с договором и балансовой (остаточной) стоимостью вложенного имущества:

по дебету счета 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и кредиту счета 040101171 «Доходы от переоценки активов» (положительная разница);

по кредиту счета 020402630 «Уменьшение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и дебету счета 040101171 «Доходы от переоценки активов» (отрицательная разница);

списание первоначальной стоимости реализованных акций и иных форм участия в капитале отражается по кредиту счета 020402630 «Уменьшение стоимости акций и иных форм участия в капитале» и дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов» .

Вложения средств бюджета в облигации, векселя, иные ценные бумаги, кроме акций, принимаются к бухгалтерскому учету также по их первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью признается сумма фактических вложений учреждения в приобретение ценных бумаг. Операции по счету 020403000 «Облигации, векселя» оформляются следующими бухгалтерскими записями:

принятие к учету вложений средств отражается по дебету счета 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций» и кредиту счета 030223730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

списание первоначальной стоимости реализованных облигаций, векселей отражается по кредиту счета 020403620 «Уменьшение стоимости ценных бумаг, кроме акций» и дебету счета 040101172 «Доходы от реализации активов» .

1. Какие денежные средства учреждений вы знаете?

2. Как отражаются в учете безналичные денежные средства учреждений?

3. Как учитываются наличные денежные средства бюджетных учреждений?

4. В каких случаях используется счет 021003000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»?

5. Расскажите о бюджетном учете денежных документов.

6. Какие финансовые вложения вы знаете? На каких синтетических счетах они отражаются в бюджетном учете?

7. Как ведется аналитический учет финансовых вложений?

Значение учета денежных средств в бюджетных организациях

Определение 1

Учет денежных средств в бюджетных организациях – это отражение получения всех денежных средств и их расход согласно заявленному бюджету.

Учитывая, что денежные средства в бюджетных организациях поступают, как правило, из бюджетных средств, их учету уделяется отдельное и повышенное внимание, так как злоупотребление служебными полномочиями в части незаконного оборота бюджетных средств - влечет за собой уголовную ответственность.

Особенности отражения операций с денежными средствами

В бухгалтерском учете бюджетных предприятий применяется план счетов, где для учета всех операций используют счет 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения». Данный счет имеет несколько субсчетов, где отдельно учитываются различные операции.

Например, счет 1 201 01 000 используется при учете движения денежных средств на расчетных счетах бюджетного предприятиях, в случае, если приток денежных средств осуществляется из источников доходов данной организации. Также на этом счете учитываются средства на счетах, которые открыты в кредитных компаниях.

Счета 2 201 01 000, 3 201 01 000 применяются для тех денежных средств, которые были получены из других источников (внебюджетных). Все операции, при которых бюджетная организация получает денежные средства, оформляются оборотами по дебету соответствующих счетов учета. А при их выбытии – делаются записи по кредиту соответствующих счетов. Корреспонденция счетов при притоках и оттоках денежных средств должны соответствовать:

• источнику притока денежных средств;
• получателю денежных средств.

Замечание 1

Важно, чтобы корреспонденция счетов учета средств соответствовала бюджетам расходования таких средств, то есть, чтобы было соблюдение исполнения бюджетов для данной организации.

Например, если бюджетная организация получила средства из бюджета на ремонт помещения, то расходование таких средств должно точно соответствовать заранее составленной смете на такие затраты.

Особенностью учета денежных средств в бюджетных организациях, является одновременное отражение движения денежных средств и на забалансовых счетах. Так, все притоки средств отражаются на счете 17, а все оттоки таких средств – на счете 18.

В бюджетные организации могут поступать средства во временное распоряжение. Для учета таких средств, применяется счет 0 201 02 000. Это могут быть средства:

• которые были изъяты (в ходе следствия, дознания и т.д.);
• которые были направлены бюджетной организации на ответственное хранение.

Для каждой отдельной организации казначейство устанавливает определенный лимит, выше которого средства не могут там находиться.

Особенности документального оформления операций с денежными средствами

Каждая операция по движению денежных средств в бюджетной организации должна быть правильно оформлена соответствующими типами документов.

Например, все операции по движению средств на счетах организации – должны отражаться в Журнале операций с безналичными денежными средствами. Записи осуществляют на основании данных документов, которые прилагаются к банковским выпискам. То есть, информация в данном журнале должна соответствовать информации из банковских выписок организации.

Наличные денежные средства в бюджетных организациях оформляются по правилам ведения кассовых операций. То есть, заполняются первичные кассовые документы на каждую операцию.

Например, при поступлении средств формируются записи в квитанциях и приходных кассовых ордерах. Уполномоченные лица в конце каждого рабочего дня сдают наличность с заполненным Реестром сдачи документов вместе копиями выписанных квитанций.

При расходовании средств, делаются записи в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Кроме того, на каждую выдачу средств оформляется расходный кассовый ордер, а все кассовые операции фиксируются в кассовой книге бюджетной организации.

Замечание 2

В некоторых организациях имеют место операции с денежными средствами в валюте. Для учета таких средств заполняются отдельные страницы Кассовой книги согласно виду валюты.